企業が持続的に成長し、売上目標を達成するためには、営業プロセス全体を可視化し、戦略的にコントロールする「営業管理」が不可欠です。
しかし、営業活動において、「個々の営業担当者の活動が見えにくい」「チーム全体の進捗状況が把握しづらい」「勘と経験に頼った営業戦略になりがち」といった課題に直面することも少なくありません。
本記事では、このような課題を解決し、売上最大化と効率的な営業組織の構築を実現するための羅針盤となる『営業管理』について、その基本知識から、営業チームを成功に導く「営業管理職」の重要な役割、具体的な実践方法として、スプレッドシートでの営業管理方法や、営業リスト作成・管理に役立つツールまで、網羅的に解説します。
営業管理とは？
営業管理とは、企業の営業活動を計画・実行・評価し、売上目標をはじめとした事業目標の達成に向けて最適化していく一連のプロセスのことです。営業管理を行うことで、属人的になりがちな営業活動を可視化し、組織全体として効率的かつ効果的に成果を出すための基盤が作れます。
営業管理のメリット
営業管理を適切に行うことで、以下のメリットが期待できます。
- 明確な目標設定と進捗管理:
営業目標を明確に設定し、日々の活動や案件の進捗状況を可視化することで、目標達成への意識を高め、問題点や遅延リスクを早期に発見し、適切な対応をとることができます。 - チーム全体の底上げ:
成功事例や効果的な営業ノウハウを組織全体で共有・蓄積することで、メンバー全体の標準化とスキルアップを促し、チーム全体の底上げに繋がります。 - 属人化の解消:
顧客情報や商談履歴などをチーム全体で共有・把握できる状態を作ることで、担当者が不在の場合でもスムーズな顧客対応が可能となり、特定の担当者に依存する属人化を解消し、顧客への影響を最小限に抑えます。
営業管理は目標達成や属人化解消に役立つだけでなく、日々の営業活動の生産性をより高めることに繋がります。
営業管理での5つの管理項目
営業管理では、主に以下の項目を管理します。
- 顧客管理: 企業名、担当者、連絡先、商談履歴、ニーズなど
- 案件管理: 案件名、担当者、進捗状況、確度、受注見込み額、クロージング予定日など
- 活動管理: 訪問履歴、電話・メール履歴、提案資料、見積書など
- 売上管理: 目標売上、実績売上、達成率など
- KPI管理 :商談数、受注率、顧客単価、顧客獲得数など
上記の営業管理項目を連携させることで、例えば「特定の顧客層における案件の進捗状況と活動履歴を分析し、受注確度を高めるための施策を受注予定日を逆算して実施」といった、より高度な活用が可能になります。
営業管理職について
企業の収益拡大に不可欠な「営業チーム」のポテンシャルを最大限に引き出し、組織の目標達成へと導く上で、要となるのが「営業管理職」です。
営業管理職とは
営業管理職とは、営業チームのマネジメント全般を担当する役職です。メンバーの育成やモチベーション向上、戦略立案、進捗管理など、幅広い業務を担います。
営業管理職の仕事内容
営業管理職の主な仕事内容は以下の通りです。
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- 営業戦略・計画の策定:
組織全体の営業目標達成に向けた戦略と具体的な計画を策定します。戦略的な営業活動を推進することで、組織全体の目標達成の可能性を高めます。
- チームマネジメント:
メンバーの目標設定、進捗管理、評価、育成、モチベーション向上を担います。チームのサポートを通じて、メンバーのスキルアップと意欲を高め、組織全体の営業力強化に貢献します。
- 顧客管理:
主要顧客との関係構築・維持、および課題解決を行います。良好な関係を構築することで、顧客ロイヤルティを高め、リピート率向上や新たなビジネスチャンスの創出に繋げます。
- データ分析と改善策の実施:
営業データを分析し、課題を特定した上で改善策を実行します。データに基づいた施策展開により、営業活動の効率化と成果の最大化を図ります。
- 他部署との連携:
マーケティング部門や商品開発部門など、関連部署と連携し、より効果的な営業活動を推進します。部門間の連携強化により、顧客ニーズに合致した製品・サービス提供や、市場の変化に迅速に対応した戦略実行が可能になります。
営業管理職に求められる役割
営業管理職には、以下のような役割が求められます。
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- リーダーシップ:
ーチームを牽引し、目標達成に向けて導く力
単に指示を出すのではなく、明確なビジョンを示し、チーム全体を共通の目標に向かって推進することが求められます。
メンバー一人ひとりの個性と強みを理解し、その能力を引き出しながら、困難な目標に対しても率先して挑戦する姿勢を示すことが重要です。
また、メンバーの努力を適切に評価することで、チーム全体の士気を高める役割も担います。
- コミュニケーション能力:
ーメンバーや顧客、他部署との円滑なコミュニケーションを図る力
営業管理職には、チーム内外における円滑かつ効果的なコミュニケーション能力が不可欠です。チーム内においては、目標や戦略を明確に伝え、メンバー間の情報共有を促進するだけでなく、個々の状況や課題を丁寧に傾聴し、成長を促す建設的なフィードバックを行うことが求められます。
顧客に対しては、信頼関係を構築し、長期的な視点での良好な関係を維持するための高いコミュニケーションスキルが重要です。ニーズを正確に把握し、適切な情報提供や提案を行うことで、顧客満足度向上に貢献します。
さらに、マーケティング部門や商品開発部門といった他部署との連携においては、それぞれの専門性や意見を尊重しながら、共通の目標達成に向けて積極的に対話を進めることが不可欠です。部門間のスムーズな連携は、より効果的な営業活動の推進に繋がります。
- 問題解決能力:
ー営業活動における課題を発見し、解決策を見出す力
日々の営業活動においては、常に予期せぬ課題や障害が発生し得ます。営業管理職には、表面的な事象に捉われず、問題の本質を迅速かつ的確に見抜く洞察力が求められます。過去の事例やデータに基づいた分析はもちろんのこと、柔軟な発想や多様な視点を取り入れながら、具体的な解決策を迅速に実行し、目標達成へと導く役割が求められます。
- 分析力:
ーデータを分析し、状況を正確に把握する力
勘や経験のみに頼るのではなく、営業活動に関する様々なデータを客観的に分析し、現状を正確に把握する力が不可欠です。売上データ、顧客データ、活動履歴などを詳細に分析することで、成功要因や改善点、潜在的なリスクなどを早期に発見し、データに基づいた戦略立案や意思決定を行うことが求められます。また、分析結果をチームメンバーに分かりやすく伝え、共通認識を持つことも重要な役割です。
- 育成力:
ーメンバーの成長をサポートし、能力を引き出す力
チームの持続的な成長のためには、メンバー一人ひとりの能力開発を積極的にサポートする力が不可欠です。個々のスキルレベルやキャリア目標を理解した上で、適切な研修機会の提供、OJTによる実践的な指導、コーチング、メンタリングによるサポートなど、多角的な育成施策を実行することが求められます。長期的な視点で営業メンバーのキャリア形成を支援することも重要な役割です。
営業管理方法について
営業管理の手法は多岐にわたりますが、ここでは初期コストを抑えたいかたに向けて、すぐはじめられるスプレッドシートと、ツールを活用した各種ツールの種類について解説します。
スプレッドシート（表計算ツール）
手軽に始められるのがスプレッドシートを使った営業管理です。
メリット
- 無料で使える:
既存のツール（Google スプレッドシート、Excelなど）があれば、追加費用はかかりません。 - カスタマイズが簡単:
顧客情報、案件進捗、商談履歴など、自社の営業プロセスに合わせて自由に項目やレイアウトを設計できます。 - 基本的な管理機能は十分:
顧客リスト、案件管理、活動記録など、基本的な管理業務には対応できます。
デメリット
- 複数担当者での同時編集におけるリスク:
複数人で同時に編集する場合、データの競合や誤削除のリスクが高まります。 - 手作業による非効率性:
データ入力や集計、レポート作成などを手動で行う必要があり、営業担当者の貴重な時間を奪ってしまいます。 - 情報セキュリティ上の懸念:
スプレッドシートは一般的にセキュリティ機能が専用ツールに比べて脆弱なため、顧客情報や営業機密といった重要情報の漏洩リスクを考慮する必要があります。 - 属人化とヒューマンエラーのリスク:
手入力によるミスが発生しやすく、入力ルールが徹底されない場合、データの不整合や分析の誤りにつながる可能性があります。また、担当者によって管理方法が異なると、情報共有や引継ぎが困難になります。 - 煩雑なメンテナンス:
項目やレイアウトの変更、数式の修正などを手動で行う必要があり、管理者の負担が大きくなります。 - 高度な分析機能の欠如:
グラフ作成や簡単な集計は可能ですが、多角的なデータ分析や将来予測といった高度な分析には適していません。
スプレッドシートは、小規模なチームや立ち上げ初期には有効ですが、チームの成長やデータ量の増加に伴った、より高度な営業戦略の実行には限界があります。
これらの課題を解決し、より効率的で高度な営業管理を実現したいかたは、有料ツールの導入を検討することをおすすめします。
Google スプレッドシートのテンプレート
Google スプレッドシートにも、営業管理に活用できる様々なテンプレートが存在します。
例えば、顧客管理テンプレート、案件管理テンプレート、売上予測テンプレートなどを組み合わせることで、自社に合った管理シートを構築できます。
特徴:
・無料で利用可能
・複数人での共有・共同編集が容易
・Google Workspaceの他のツール（Google カレンダー、Gmailなど）との連携が可能
・必要に応じて関数やアドオンで機能を拡張できる
営業リスト管理テンプレートの使い方
弊社シャノンでは、アウトバウンド営業の小規模チーム立ち上げ初期には、スプレッドシートで営業管理を行っていました。本記事では、実際に使用していたテンプレートをご紹介します。
【サンプル画像】
本シートを使うことで、営業管理活動における下記4つの管理ができます。
・顧客管理: 企業名、担当者、連絡先、商談履歴、ニーズ
・案件管理: 案件名、担当者、進捗状況、確度、受注見込み額、クロージング予定日
・活動管理: 顧客接点履歴、営業活動履歴、商談進捗管理
・KPI管理:商談数、受注率、顧客獲得数など
本テンプレートは「商談前アプローチリスト」「案件リスト」の2つのシートで構成されています。
「商談前アプローチリスト」シートを使って、商談に至っていない見込み顧客を管理し、
「案件リスト」シートを使って、商談化した顧客の案件を本シートで管理することができます。
「商談前アプローチリスト」で顧客と活動を一元管理
テンプレートに含まれる「商談前アプローチリスト」では、本格的な商談に至る前の顧客情報や、各営業担当者のアプローチ状況を一元的に管理することができます。
このリストでは、具体的に以下の情報を登録できます。
- 企業属性:
ターゲットとなる企業の基本的な情報 - 顧客情報:
顧客個人の連絡先や、どのような経緯で顧客を獲得したかといった接点情報 - 社内営業担当の活動管理:
各顧客に対して、どの担当者がどのようなアプローチを行っているかの記録
「案件リスト」で商談の進捗を確実に把握
商談化が実現した顧客については、「案件リスト」でその後の進捗を詳細に管理します。
このリストでは、具体的に以下の情報を登録できます。
- 商談情報:
案件が発生した日、実際の商談日、受注予定日など、商談内容に関する詳細情報 - 商談の進捗管理:
現在の商談ステータス（例：初回提案済み、見積もり提出済みなど）や、次回の対応予定日
各案件がどの段階にあるのか、次は何をすべきかを可視化でき、チーム全体で案件の進捗状況を共有できます。
便利な絞り込み機能
各項目をフィルター機能で自由に絞り込みできます。
例えば、「営業担当Aさんの活動のうち、まだ着手していないか、現在フォロー中のものをリストアップして、今日フォローすべきリストを作成する」といった作業が簡単に行えます。
これにより、日々のタスク管理や優先順位付けがスムーズになります。
営業管理ツール
より高度な営業管理を行いたい場合は、営業管理ツールの導入がおすすめです。
スプレッドシートでは対応が難しかった高度な機能が利用でき、戦略的な営業活動を支援します。
メリット
- 高度な自動化機能:
データ入力、リマインダー、レポート作成などを自動化し、煩雑な事務作業を自動化できます。
- リアルタイム連携複数人での同時編集に強い:
複数担当者が同時に顧客情報や商談状況を編集できるため、常に最新の情報に基づいた連携が可能になります。
- 強固なセキュリティ:
顧客データや営業戦略などの重要情報を、暗号化技術やアクセス権限設定などによって安全に管理できます。
これにより、情報漏洩のリスクを大幅に低減し、企業の信頼性を高めることができます。多くの有料ツールでは、国際的なセキュリティ認証を取得しており、安心して利用できます。
- 充実した分析機能:
顧客の属性別売上分析、営業担当者別のKPI分析、成約率の高い営業プロセスの特定など、詳細なデータ分析と可視化が可能です。
これにより、勘や経験のみに頼るのではなく、客観的なデータに基づいた営業戦略の立案や改善が可能になります。
- 既存システムとの連携による業務プロセスの最適化:
主要なCRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）、MA（マーケティングオートメーション）、会計システムなど、他の業務システムとの連携がスムーズに行えます。
これにより、データの二重入力の手間が省け、情報の一元管理と業務プロセスの効率化を実現できます。
デメリット
- 導入・運用コストの検討と費用対効果の検証:
ツールによっては、初期導入費用や月額利用料、カスタマイズ費用などが発生します。導入前に、自社の予算や期待される効果を十分に検討し、費用対効果を見極める必要があります。
- 操作習得に必要な時間と学習コスト:
多機能なツールほど、操作に慣れるまでに一定の学習時間を要する場合があります。導入ベンダーが提供するトレーニングプログラムや日本語サポートの有無、操作マニュアルの充実度などを事前に確認することが重要です。
導入初期には、専任の担当者を配置し、社内でのトレーニング体制を整えることも有効です。多機能なツールほど、操作に慣れるまでに時間を要することがあります。
- カスタマイズの自由度が低い場合がある:
ツールによっては、提供される機能がパッケージ化されており、自社の独自の営業プロセスに合わせた柔軟なカスタマイズが難しい場合があります。
導入前に、自社の要件を明確にし、ツールのカスタマイズ範囲やAPI連携の可否などを確認することが重要です。
具体ツール
有料の営業管理ツールは多岐にわたりますが、ここでは代表的なツールをご紹介します。
MA（マーケティングオートメーション）
MAツールは、見込み顧客の獲得から育成、顧客化までを自動化し、営業活動を効率化するためのツールです。
MAツールは、営業管理の中でも、商談前の新規顧客の獲得や、マーケティングと連動した営業活動を実施したい場合に有効です。
主な機能:
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- リードジェネレーション （営業機会の創出と営業リスト作成）：
Webサイトやセミナーなどで効率的に見込み顧客情報を収集し、インサイドセールスやフィールドセールスが活用できるアタックリスト/テレアポリストの作成を効率化します。
属性情報や行動履歴に基づいたリスト作成により、よりターゲットを絞ったアプローチが可能になります。
- リードナーチャリング （有望顧客の育成・選別）:
興味関心に合わせた情報提供で顧客の購買意欲を高め、成約確度の高いリードを営業に引き渡します（スコアリングで可視化）。
- 効果測定（マーケティングの営業貢献度分析）:
マーケティング施策が創出したリード数や商談数を可視化し、営業戦略の最適化に役立てます。
MAツールは、営業部門が注力すべき質の高いリードを効率的に供給し、マーケティング活動の成果を営業実績に繋げることで、営業効率の最大化と売上向上に貢献する、営業管理において重要なツールと言えます。
またMAでは、テレアポ、訪問営業、メールアプローチなどの営業活動において活用される、見込み顧客や案件情報をまとめた「営業リスト」を作成できます。
MAを使えば、属性情報や行動履歴に基づいたリスト作成により、よりターゲットを絞ったアプローチが可能になります。実際のリスト作成方法は以下の記事で紹介しています。
シャノンのMAで！商談が増やせる架電リストのつくりかた
SFA（営業支援システム）
SFA（営業支援システム） は、営業担当者の日々の活動を効率化し、営業チーム全体の生産性向上を支援するためのツールです。
顧客情報、商談履歴、営業プロセスなどを一元管理することで、属人化しがちな営業活動を可視化し、組織的な営業力の強化に貢献します。
SFAツールは、営業管理の中でも特に個々の営業担当者の活動効率を高め、チーム全体の目標達成を支援したい場合に有効な選択肢となります。
主な機能:
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- 顧客管理:
顧客の基本情報（会社名、担当者、連絡先など）に加え、過去の商談履歴、購買履歴、問い合わせ内容などを一元的に管理し、顧客理解を深めます。
- 商談管理:
各商談の進捗状況（フェーズ、確度、金額、クロージング予定日など）を可視化し、営業担当者のパイプライン管理を支援します。
- 活動管理:
営業担当者の日々の活動（訪問、電話、メール、タスクなど）を記録・管理し、進捗状況の把握や行動分析に役立てます。
- レポート・分析:
蓄積されたデータに基づいて、売上予測、営業担当者別実績、商談のボトルネックなどを分析し、営業戦略の改善や意思決定を支援します。
- 予実管理:
目標売上と実績を比較し、進捗状況を把握することで、目標達成に向けたアクションができます。
- 情報共有:
顧客情報や商談状況、成功事例などをチーム内で共有することで、連携を強化し、ナレッジの蓄積と活用の促進ができます。
SFAツールは、MAツールと連携することで、マーケティング部門が獲得・育成した見込み顧客情報をスムーズに営業部門に引き渡し、一貫した顧客対応を実現することも可能です。
シャノンではSFA一体型MAを提供しており、マーケティング施策実行～商談創出～商談管理まで、“連携コストや手間を掛けず”に一気通貫で管理することができます。
参考：マーケティング・営業活動をまとめて管理！MA・SFA一体型システムとは？
ツール導入で失敗しないために：よくある落とし穴と対策
「高機能な有料ツールを導入したのに、結局使いこなせず、コストだけがかさんでしまった…」
このような声は、決して少なくありません。CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）は、その高度な機能ゆえに、導入がゴールではなく、むしろ運用の始まりが重要です。ここでは、多くの企業が陥りがちな落とし穴と、それを回避するための具体的な対策を解説します。
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落とし穴１：目的が曖昧なままの導入
「競合他社が導入しているから」「なんとなく便利そうだから」といった曖昧な理由で導入すると、ツールの機能が自社の課題解決に繋がらず、宝の持ち腐れになりがちです。
対策：
- 現状分析と課題の明確化:
導入前に、自社の営業プロセスにおける課題やボトルネックを徹底的に洗い出しましょう。「顧客情報の管理が煩雑」「営業担当者の間で情報共有ができていない」「データに基づいた営業戦略が立てられない」など、具体的な課題を特定することが第一歩です。
- 導入目的とKPIの設定:
ツール導入によって「何を達成したいのか」を明確にします。「顧客情報の入力時間を〇〇%削減する」「商談数を〇〇%増加させる」「顧客満足度を〇〇%向上させる」など、具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定することで、導入効果を測定しやすくなります。
落とし穴２：現場との連携不足による導入
経営層が主導して高機能なツールを導入する際、現場の営業担当者の意見が十分に反映されないまま進めてしまうと、ツールの必要性を感じてもらえなかったり、操作が複雑で使いこなせないといった状況を招き、結果としてツールが形骸化してしまうことがあります。
対策：
- 現場担当者の巻き込み:
ツール選定の段階から、実際にツールを利用する営業担当者の意見を積極的にヒアリングしましょう。現場のニーズや要望を反映させることで、ツールの受け入れやすさが格段に向上します。 - 導入メリットの明確な伝達:
ツール導入によって、現場の業務がどのように改善されるのか（例：情報共有がスムーズになる、事務作業が軽減される、より顧客に集中できるなど）、具体的なメリットを丁寧に伝え、導入へのモチベーションを高めることが重要です。
落とし穴３：導入後のフォローアップ体制の不備
ツールを導入しただけで満足してしまい、十分なトレーニングやサポート体制を整えないと、現場はツールの機能を十分に理解できず、使いこなせないまま放置されてしまう可能性があります。
対策：
- 継続的なトレーニングの実施:
導入時だけでなく、ツールのアップデート時や新たな機能が追加された際など、定期的にトレーニングを実施し、現場のスキルアップを支援しましょう。
- 社内ヘルプデスクやサポート担当の設置:
現場からの問い合わせに対応できる社内ヘルプデスクやサポート担当者を設置することで、疑問や問題を迅速に解決できる体制を整えましょう。
- ベンダーのサポート体制の確認:
ツール選定時には、ベンダーのサポート体制（電話、メール、FAQ、オンサイトサポートなど）や、導入後のコンサルティングサービスの有無などを確認しておきましょう。
有料ツール導入を成功させるために
有料ツールの導入は、目的ではなく、あくまで手段であり、適切に活用されなければ投資が無駄になってしまいます。ツールを最大限に活用し、期待される効果を得るためには、導入前から運用・改善までを継続的に取り組むことが不可欠です。
最後に、シャノンのマーケティングオートメーションでは、データの一元管理による効率的なリード獲得とナーチャリングが可能です。
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