メール件名の基本的なビジネスマナーとは?開封してもらうためのコツも紹介

ビジネスシーンでメールを送ったとき、相手の目に真っ先に入ってくるのは件名です。
件名によっては重要ではないメールだと判断されたり、勝手に迷惑メールフォルダに振り分けられてしまったりする可能性もあります。

メールの件名については、ビジネスマナーの一環として学んだかたも多いのではないでしょうか。
しかし、マナーをしっかり守れているはずなのに「取引先や上司にメールを送っても、なかなか返信がこない」とお悩みのかたもいるでしょう。
待ちきれずに電話で連絡をしたら、メールを送ったこと自体に気づかれていなかった、なんて経験もあるかもしれません。

そこで今回は、メールの件名の基本的なマナーから、開封率・返信率を高めるための工夫まで紹介します。
とくに営業職やインサイドセールスなど、メールで顧客とやり取りをするかたはぜひ参考にしてください。

メールで件名が重要な理由

ビジネスメールにおいて件名が大事な理由は、主に2つあります。

  • 開封率を左右する
  • 送信相手の手間を軽減する

それぞれ解説していきます。

開封率を左右する

ビジネスパーソンのメールボックスには、毎日大量のメールが届きます。
一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、仕事で1日に受信するメールの数は平均49.97通に上るそうです。

さらに、メールを1通読むのにかかる時間は平均1分23秒という結果が出ています。
すべてのメールにしっかり目を通そうとするとメールチェックのみで毎日1時間以上かかってしまうため、現実的ではありません。

そのため、受信するメールの件数が多い人ほど、件名で重要な用件かどうかを判断します。
重要事項やすぐに返事が欲しいメールを送る際は、その旨を件名に記載することで開封率を高める効果があります。

※参考:ビジネスメール実態調査2023 | 一般社団法人日本ビジネスメール協会

送信相手の手間を軽減する

件名ではっきりと用件を示すことで相手の手間を軽減する効果があります。

たとえば、研修を担当してくれた上司へのお礼であれば、相手にとってそれほど緊急性を要しません。
しかし、「先日の研修について」といったように曖昧な件名をつけてしまうと、何が書いてあって、返信が必要なのかどうか判断するのは難しいでしょう。

「件名では用件が分からず開封してみたら、緊急性の低いメールだった」と相手の時間を奪う原因にもなってしまいます。
自身の評価を下げないためにも、件名に用件を明記することは大切な気配りです。

メール件名の基本的なマナー

ビジネスパーソンとして押さえておきたい、メールの件名の基本的なマナーは次の3つです。

● 挨拶メールには会社名や名前を入れる
● 【】などの記号を活用してメリハリをつける
● 返信には「Re:」をつける

それぞれ紹介していきます。

挨拶メールには会社名や名前を入れる

退職者から引き継いだ取引先や、名刺を交換したばかりの顧客など、はじめての相手に送るのが「挨拶メール」です。
社外の相手への挨拶メールには、件名に社名と名前を必ず入れるようにしましょう。

たとえば、前任者の異動や退職にともない業務を引き継いだ後任者の挨拶メールでは、「【担当着任のご挨拶】株式会社△△の□□です」と記載します。

最近はスパムメール等の対策として、心当たりのない名前やアドレスから届いたメールは開かないと決められている企業も増えています。
また、スパムメールには「はじめまして」という件名のものが多いため、挨拶をいれてしまうとかえって迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうリスクもあります。
件名では簡潔に自分の名前を記して、挨拶の言葉は本文に入れるようにしましょう。

【】などの記号を活用してメリハリをつける

件名でとくに注目して欲しい部分には、【】(隅付き括弧)を活用して目立たせる方法もあります。
とくにメールの重要度を示す語句を、隅付き括弧で囲うのが一般的です。

● 【ご挨拶】
● 【重要】
● 【緊急】
● 【返信不要】
● 【お知らせ】
● 【ご質問】

ただし、相手に見てほしいからといって【重要】【緊急】などの表記を毎回使うのはNGです。
とくに取引先への営業メールの場合、こうした表記を使うことで相手を「開かなきゃよかった」とガッカリさせてしまいます。
営業担当としての信用も会社としての信用も低下させてしまうリスクがあるため、マナー違反となる場合があります。

返信には「Re:」をつける

返信メールを送る場合、メールソフトによって件名に「Re:」が自動でつきます。
この「Re:」があることで、どの話題への返信なのか相手にとってわかりやすくなります。
一方通行なメルマガや営業メールよりも、優先して返信がもらえる効果を期待できるでしょう。

ただし、相手から送られてきたメールの件名に「【見積書送付のお知らせ】株式会社△△の□□様」といったように自分の名前が入っていた場合、名前を消すか、件名を変えて送るのがマナーです。
また、メールのやり取りを重ねる中で話題が変わった場合は、新規メールを作成して送るようにしましょう。

メールを開封してもらうためには?ビジネスメールの件名づくりのコツ

ここからはメールの件名づくりのコツを紹介します。

ChatGPTを活用

メールの件名づくりでまず大切なのは、「自分がメールで何を伝えたいか」を正しく把握することです。
しかし、1日に何通も新規のメールを送る場合、1つずつ頭をひねって考えるのは大変ですよね。

そこで活用できるのが、ChatGPTです。
ChatGPTを壁打ち相手にすることで、訴求したい内容を整理することが可能です。
また、メールの本文とともに「要約して」と入力することで訴求内容を抽出してもらえますし、次のようなプロンプトを打ち込むことでChatGPTに生成してもらうことも可能です。

次の内容に関するメール件名の訴求ポイントを考えてください。
本文:{ }
訴求ポイント:

※{ }の中には、メールの本文を入力してください。

また、訴求軸だけでなくメールの件名案を考えてもらうことも可能です。

次の内容に関するメールの件名を考えてください。
本文:{ }
メール件名({5}個):

上記のようなプロンプトを入力することで、件名案を生成してもらえます。

ChatGPTを活用されていて、思った通りの回答が得られないかたは、ぜひ以下の記事もご参考ください。

※関連記事:ChatGPTのなんか違うを解消、「自己批判・改善プロンプト」とは

15字程度で訴求内容を簡潔に表現

メールソフトの受信トレイで表示される件名の文字数は、PCで30文字、スマートフォンで20文字が目安となっています。
この文字数を超えた件名を書いても受信トレイでは表示されない場合が多いです。

さらに、人間が1秒で読める文字数は14〜15文字だと言われています。
そのため、件名は15文字以内に収めることで、簡潔に内容を伝えることができます。
【重要】【返信不要】といったメールの緊急性を表す語句も、先頭に入れるのがおすすめです。

とはいえ、用件が複数にわたる場合は30文字程度必要になるケースもあるでしょう。
その場合は、重要なほうの用件を前半15文字に配置することで、相手が瞬時に重要性を判断しやすくなるでしょう。

効果的な表現方法を取り入れる

メールの件名づくりで効果的な表現軸を示したフレームワークに「4Uの原則」があります。
4Uとは「Urgent(緊急性)」「Ultra Specific(具体性)」「Unique(独自性)」「Useful(有益性)」から取られています。

それぞれの意味は次の通りです。

● 緊急性:メールを受け取った相手がすぐ行動すべき理由を示す
● 具体性:具体的な数字や事例を記載して、信憑性を高める
● 独自性:他では見られない特別なオファーや独自の情報で興味を引く
● 有益性:メールから得られるメリットを明示する

この4Uを活用して顧客への商品案内メールの件名を作成すると、次のようになります。

  • 【1週間限定】新商品を特別価格でご案内
  • 【導入10万社突破記念】特別価格のご案内
  • 話題の新商品を定価の3割引でご案内【長期契約者限定】

このように印象的な数字を冒頭に入れつつ、商品の人気や限定感をアピールすることで、開封率を高める効果があるでしょう。

しかし、4Uの原則は主にメールマーケティングで開封率を高めるために用いられているフレームワークですので、ビジネスメールで無理に取り入れる必要はありません。
ビジネスメールでは、訴求内容を15文字程度で簡潔に伝えられるよう意識できれば十分です。

まとめ

本稿のポイントは以下の3点です。

1. メールの件名にこだわることで、相手に手間を煩わせるリスクを避けて、重要なメールをすぐ確認してもらえる効果があります。

2. 挨拶メールの件名では社名・名前を明記し、重要なキーワードは【】をつけて目立たせて、返信では「Re:」をつけたままにするのが望ましいです。

3. 件名を考える際は、訴求内容を冒頭15文字以内に抑えられるよう意識しましょう。伝えたいことを整理するには、ChatGPTを活用するのもおすすめです。

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