名刺管理を効率化する必要性｜実施方法やおすすめの名刺管理アプリも紹介

商談や展示会などで大量の名刺を交換する営業は、名刺管理の方法に頭を悩ませることも多いのではないでしょうか。

名刺管理を適切な方法で実施すると、管理作業が効率化できるうえ、休眠顧客の掘り起こしも可能なため、営業個人や会社の売上アップも狙えます。

今回は、名刺管理の必要性を紹介したうえで、アナログな名刺管理とアプリを活用した名刺管理の特徴を比較します。さらに、名刺管理アプリを活用して売上アップを狙うポイントやおすすめのアプリも紹介しますので、ぜひお役立てください。

名刺管理とは

名刺管理とは、商談や展示会などで受け取った顧客の名刺を、営業活動やマーケティングに活かせるよう管理することを言います。

まずは名刺管理に取り組む重要性と、アナログな名刺管理とデジタルの名刺管理のメリット・デメリットについて解説します。

名刺管理の必要性

シャノンが独自に行った調査では、1人の営業職が年間で交換する名刺の枚数はおよそ200枚に上ります。そのうち70%は、まだ商談化に至らない「マーケティングリード」だという結果が出ました。
（出典：「データから見えてきた、SHANON MARKETING PLATFORM 徹底活用術」｜シャノンのブログ）

また、コロナ禍をきっかけにリモートを前提とした営業プロセスへとシフトしました。そのことにより、顧客と直接商談する「アウトサイドセールス」だけでなく、電話やメールを活用したアポイント獲得やアップセルなどの非接触なアプローチに専念する「インサイドセールス部門」の重要性が増しています。

営業（アウトサイドセールス）がインサイドセールス部門やマーケティング部門と連携するためには、名刺を受け取った営業本人の手元に留めておくのでは不十分です。会社の財産として共有することで、インサイドセールス部門やマーケティング部門がリードとして活用することができます。

名刺管理の方法は、大きく分けて2つあります。1つはバインダーやノートにファイリングするアナログな方法、もう1つがExcelや専用アプリなどを活用して管理するデジタルな方法です。どちらにもメリットとデメリットがあるため、特性を知った上で自分に合った方法を選びましょう。

アナログな名刺管理方法のメリット・デメリット

名刺を名刺ホルダーやボックス、ノートなどを使って管理するアナログな手法は、名刺の量が少ない場合に向いています。限られた数の既存顧客をルート営業する業種であれば、お得意様の名刺をポケットサイズの名刺ファイルに入れて携帯していると、必要なときにすぐに取り出せて便利です。

そうしたアナログな名刺管理方法は、以下のようなメリットとデメリットが挙げられます。

《アナログな名刺管理方法のメリット》

低コストで気軽にはじめられる
名刺ファイルや名刺ボックスは数百円〜千円前後で販売されていますし、社内に余っているノートや箱などを活用して名刺を管理することも可能です。
低コストだからこそ、思い立ったときに気軽に試せることも魅力でしょう。

情報を書き込める
名刺に書き込んだメモを、そのままの形で保管できることもメリットです。
担当者の印象や購買見込みをはじめ、重要な情報を備忘録として書き込むことで、引き継ぎ時やマーケティング部門との連携時も顧客情報として紐付けられます。

《アナログな名刺管理方法のデメリット》

顧客が属人化してしまう
アナログベースで管理すると、営業が「苦労してアポを取ったお客様だから」と名刺を手放したがらないことがあります。
個人同士で営業成績を競いあうような文化の強い企業で発生しやすい問題です。
そうなると営業が各自で名刺を管理することになり、マーケティング部門との連携は進みづらくなります。

情報漏洩のリスクがある
電源がなくてもいつでもどこでも確認できるのはアナログ名刺のメリットですが、持ち運ぶ際に紛失してしまう恐れがあります。
紛失した場所によっては、外部の人に拾われて情報が悪用される可能性も捨てきれません。

管理に時間と手間がかかる
少数の名刺であればアナログでも簡単に管理できますが、数百枚〜数千枚の名刺をアナログで保管するのは大変です。
十分に整理されていないことで目的の名刺を探しづらくなり、やり取りの少ない顧客の名刺は埋もれていってしまうでしょう。

名刺管理アプリのメリット・デメリット

デジタルでの名刺管理にはExcelやGoogleスプレッドシートなどの方法もありますが、社内での情報共有が目的であれば名刺管理アプリがおすすめです。名刺管理アプリには、以下のようなメリットとデメリットが挙げられます。

《名刺管理アプリのメリット》

スムーズに情報共有できる
名刺を登録する方法はアプリによって異なりますが、スマートフォンで撮影したり、スキャナで読み込んだりなど手軽な方法が採用されています。
また、名刺に直接書き込んでいたようなメモもアプリにサッと登録できるので、名刺交換後スピーディーに情報を共有できます。

管理作業を効率化できる
アプリであれば一度名刺を登録すると、時系列順や名前順など任意の順番に簡単に並び替えることができます。
また、検索機能を使って目的の名刺をすぐに探し出すことも可能です。

休眠顧客を発掘できる
架電リストが尽きたときや、新事業をはじめるときなどに、名刺管理アプリであれば過去の名刺をリスト化して活用できます。
歴史ある会社ほど、過去の名刺の数も膨大になってくるので、潤沢な顧客リストを作成できるでしょう。
名刺アプリからワンタッチで電話やメールを発信できるアプリもあるので、送信ミスを防ぐこともでき非常に便利です。

《名刺管理アプリのデメリット》

初期費用がかかる
名刺管理アプリには無料のものもありますが、登録できる枚数に制限があったり、セキュリティ面に不安があったりするため、ビジネスで活用するのであれば有料ツールをおすすめします。有料ツールは初期費用や月額のライセンス費用がかかるため、アナログな方法と比較するとコストがかさむでしょう。

名刺管理アプリを活用して売上アップを狙うポイント

名刺管理アプリを導入することで管理作業は効率化できますが、売上アップへ繋げるためにはさらなる工夫が必要です。ここでは、名刺管理アプリの導入後に売上アップを狙うためのポイントを紹介します。

名刺と商談情報を紐付ける

営業部門が保持する営業プロセスに関する情報を名刺と紐づけて、部門内はもちろん、マーケティング部門やインサイドセールス部門などと共有しましょう。営業が持つ情報は、プロセスごとに以下のようなものがあります。

商談アポイント獲得：コール数・応答率・アポイント数など
訪問／リモート商談：訪問回数・提案商材数・見積書提出数など
受注：受注率・失注率

こうした過去の商談情報をもとに、マーケティング部門やインサイドセールス部門がアプローチ方法を改善し、より確度の高いリードを育成できるようになります。

名刺とマーケティング履歴を紐付ける

営業が持つ情報だけではなく、マーケティング部門やインサイドセールス部門のアプローチ履歴も名刺と紐づけましょう。マーケティング手法にはさまざまな種類がありますが、顧客の属性や行動履歴に基づいて行う「ダイレクト・マーケティング」の履歴を紐付けましょう。ダイレクト・マーケティングの代表的な手法は以下の3つです。

メールマガジン
DM（ダイレクト・メール）
テレマーケティング（架電）
セミナー／ウェビナー

マーケティング部門やインサイドセールス部門がこれまでどんなアプローチをしてきたのかを一括で把握できるため、営業が商談での提案内容を考えるために活かせます。

名刺管理アプリは『シャノン名刺』がおすすめ！

『シャノン名刺』の関連記事はこちらをご覧ください。

『シャノン名刺』の特徴

シャノン名刺のイメージ画像

『シャノン名刺』は、MAツール『SHANON MARKETING PLATFORM』と連携できる名刺アプリです。スマホアプリを使ってスキャンするだけで名刺を簡単に登録できます。

シャノン名刺と一緒に使える『SHANON MARKETING PLATFORM』には、営業部門とマーケティング部門・インサイドセールス部門の連携を後押しする機能が豊富です。ここでは、シャノン名刺と『SHANON MARKETING PLATFORM』を併せて使ってできることを3つ紹介します。

商談情報を管理できる
SFAとしても使える『SHANON MARKETING PLATFORM』は、『シャノン名刺』に名刺を登録すると商談前だけではなく、商談に入ってからの情報も管理できます。商談に対するタスク管理も同じプラットフォーム上で行えるので、見逃しを防ぎやすいところも魅力です。

営業がフォローできていない顧客をマーケティングフォローできる
『SHANON MARKETING PLATFORM』では顧客のデジタル・アナログでの行動履歴を蓄積し、顧客ごとにパーソナライズしたマーケティングを行うことができます。そのため、営業が名刺を登録したものの追いきれていないお客様があった場合、マーケティング部門やインサイドセールス部門がフォローすることが可能です。

失注した顧客のWeb来訪が分かる
自社から顧客へのアプローチだけでなく、お客様の行動履歴が集積されるところも『SHANON MARKETING PLATFORM』の魅力です。お客様が自社のサービスページを見たタイミングで担当営業に通知を送ることができるので、休眠状態からの再検討もベストなタイミングでフォローすることができます。