ウェビナーの開催準備を徹底解説｜準備開始から開催当日までの必須項目

ウェビナーの開催準備を徹底解説

既存のセミナーをオンラインに移行したくても、何から準備をするべきかわからないことも多いでしょう。ウェビナーを開催するなら、事前に必要なものを確認しておくことが大切です。

この記事では、ウェビナーを始めたい人向けに、開催の準備方法を解説します。おさえておきたいポイントやおすすめのツール、効果的な告知方法、当日の準備なども紹介しているので参考にしてください。

ウェビナーとは？

ウェビナーとは、ウェブとセミナーをあわせた造語で、インターネットで開催・受講できるセミナーです。英語表記では「Web＋Seminar」で、「Webinar」となります。オンラインセミナーと呼ばれることもあります。

オフラインのセミナーと比較すると、参加者の移動負担が軽く、全国を対象に集客しやすいことがメリットです。また、会場のレンタル費や、人件費などのコストも削減できます。配信方法は、主に録画配信とリアルタイム配信に分けられます。

ウェビナーについて、詳しくはこちらの記事「ウェビナーとは？意味や配信のはじめ方をわかりやすく解説」をご覧ください。

ウェビナー開催までの流れ

ウェビナーの開催準備は主に、コンテンツ作成、配信環境の設定、配信ツール選択、集客、直前準備の5ステップです。以下、それぞれのステップの具体的な準備方法について解説します。

ウェビナーの準備：コンテンツを作成する

コンテンツ作成において、おさえるべき4つのポイントを解説します。

ターゲットを設定する

コンテンツの内容はターゲットによって変わるため、テーマを伝えたい層を先に設定しましょう。
ターゲットを明確にすることで、想定されるニーズなど、コンテンツに組み込む内容を効率よく選別できます。顧客になりそうな層ではなく、こちらが顧客になってほしい層を設定するなど、攻めの視点で考えることが重要です。

構成・シナリオを練る

飽きさせないためには、わかりやすいシナリオが必要です。参加者は、飽きてしまうとオフラインセミナーより簡単に離席するおそれがあります。説明が不足せず充実した内容、結論を先に話すなど、順番や構成、時間配分がポイントです。
また、商品紹介の時間を設けると、その後の収益につながります。

スライド資料の調整をする

参加者は、タブレットやスマートフォンでも視聴するため、スライドの文字が小さかったり情報が多すぎたりすると、内容を判別できません。
オフラインセミナーのスライドを流用せず、簡潔な内容にしてフォントを大きくするなど、デバイス用に調整しましょう。スタッフを視聴者役に見立てたリハーサルを行って、改善点を探すのもよい方法です。

録画配信の場合、動画編集を行う

リアルタイムではなく、録画配信をする場合、事前にコンテンツの準備と撮影、編集を行う必要があります。同じ内容のウェビナーなら、1度目をリアルタイムで配信し、2度目からは、その録画を再利用するのも便利です。
配信ツールのひとつであるYouTube Liveなら、リアルタイム配信を自動録画する機能があります。

ウェビナーの準備：配信環境を整える

配信状況はウェビナーの品質を左右するため、以下のポイントをおさえて配信環境を整備しましょう。

使用機器

ウェビナー配信には、以下の3つの機器が不可欠です。どのようなタイプを用意すればいいのかを解説します。

パソコン

パソコンは、容量の大きい動画を配信したり、編集したりするのに十分なスペックのものを用意しましょう。画質が悪かったり、途中で止まったりなど、配信の品質が低いと、コンテンツの印象や信頼度が下がってしまいます。

カメラ

使用するカメラは、パソコンに内蔵されているものを利用できます。ただし、セミナーの形式や配信場所が暗いなど、環境によっては外付けカメラやライトを別途用意するといいでしょう。

マイク

マイクはピンマイクやイヤホンマイクなど、外付けのものがおすすめです。パソコン内蔵のマイクは、雑音やキーボード音などが入りやすいからです。ノイズが多く聞き取りにくいと、参加者はストレスを感じてしまいます。

インターネット回線

インターネット回線は無線ではなく、安定性の高い有線LANを利用しましょう。雑音が入ったり配信が途切れたりすると、ウェビナーのイメージダウンにつながります。事前に配信場所の回線種類や、最大速度などを確認しましょう。

配信場所

配信中に雑音が入ったり、背景に不要なものが見えたりすると、参加者はストレスを感じて集中力が下がります。
チャイムやドアの音などの雑音が入らないように準備をして、背景が乱雑であれば整理しましょう。また、照明が暗い印象になっていないか、内容に対して会場の雰囲気がミスマッチでないかなどの確認も必要です。

ウェビナーの準備：配信ツールを選ぶ

配信ツールとは、ウェビナー配信に必要な環境を提供するプラットフォームです。ここでは、選ぶときのポイントを紹介します。

配信ツールを選ぶポイント

ツールを選ぶポイントは、必要な機能を把握し、コストとのバランスを上手にとることです。

機能

必要な機能や便利な機能が含まれているかを確認しましょう。主な機能は、登録フォーム作成やリマインド送信などの申し込み管理機能、Q&Aやアンケート、投票など配信時のリアルタイムサポート機能などです。
視聴者を特定する、参加者管理機能なども便利です。ツール選びは、開催前から開催後までフォローする機能があるかどうかがポイントとなります。

規模

配信ツールによっては、参加人数や配信時間に制限があります。
大規模なウェビナーを長時間配信する場合、契約プランが高額になることや、サービス自体が対応していないこともあるため、注意が必要です。そのような事態を避けるために、1度に参加できる人数や、配信時間の規定を必ず確認しておきましょう。

料金

配信ツールには、YouTubeLiveやskypeなど無料のものと、有料のものがあります。無料ツールは、機能がシンプルで、コストをかけずに始められることがメリットです。
有料ツールは、月額料金がかかりますが、画質や音質がよく、回線が安定しており、機能やサポートの点で利便性も高くなります。しかし、集客数が予想よりも少ないと、コストのかけすぎになる可能性もあります。

ウェビナーの準備：集客をする

配信準備ができたら、いよいよ集客です。集客のステップを3段階にわけて解説します。

登録フォーム作成

登録フォームとは、参加希望者が申し込み情報を入力する画面のことです。登録フォームの作成は、マーケティングオートメーションや、CRMツールの入力フォーム作成機能を利用します。また、Googleフォームを利用すれば、無料で作成も可能です。

申し込み者の情報を、ウェビナーの運営や顧客管理に活かすなら、ツールの利用もおすすめです。たとえば、マーケティングオートメーションは、見込み顧客の情報管理に長けています。また、CRMは既存顧客との関係管理に長けていることが特徴です。

事後アンケートフォーム作成

ウェビナーのクオリティを高めるため、事後アンケートフォームを作成することも、おすすめです。実際に参加した人の意見が集まると、参加のきっかけや内容への満足度、開催時間や配信時間の適切度などが可視化できます。
集めた情報はコンテンツの改善や、集客方法の効率化に役立つでしょう。

紹介ページ作成

紹介ページとは、ウェビナーの内容を紹介するページです。
目を引くキャッチコピーや、わかりやすい画像や図を利用し、魅力的なページにしましょう。顧客が興味を持っても、情報がわかりにくいと、ページを離脱してしまいます。また、オフラインのセミナーと勘違いされないよう、オンラインであることや推奨環境も記載しましょう。

告知をする

告知は集客の要です。効率的に、かつ広い範囲に告知するには、以下のような方法が効果を期待できます。

メルマガ

顧客リストのアドレスへ、ウェビナーに興味を持たせるような内容や告知のメルマガを継続的に送りましょう。1度の配信では見逃されることもあります。また、有料配信の活用により、メルマガが検索上位に表示されると、属性のあう顧客へのアピール効率が高まります。

SNS

TwitterやFacebookなど、SNSによる告知も効果的です。1度の告知でも、リツイートやシェアなどで情報が拡散し、効率よく周知できます。フォロワーやフレンドが少ないと拡散力が弱いため、できるだけ増やしておくことがポイントです。

ウェブ広告

コストはかかりますが、SNS広告、バナー広告、動画広告などで告知する方法もあります。関連コンテンツと広告が連携するため、ターゲットへの効率的な周知が可能です。特に、動画配信サイトへの広告は、日常的に動画を見る層に周知できるため、集客につながりやすいといえます。

ウェビナーの準備：開催が近づいたら

開催日が近づいたら、入念な準備をして当日に備えましょう。

リマインドメール送信

申し込みから開催まで期間があると、参加者が忘れている場合もあります。開催前日と当日にリマインドメールを送り、顧客の取りこぼしを防ぎましょう。
前日と当日の2度送るのは、メールを見落としにくくするためです。また、申し込み時点のワクワク感を再び高める効果も期待できます。

リハーサル

開催の1週間ほど前にリハーサルを行い、実演や機材操作の感覚をマスターしておきます。直前にトラブルがないように、準備しておくことが大切です。
配信テストやカメラテストなどのおおまかなリハーサルに加え、本番を想定する本格的なリハーサルも行いましょう。複数のメンバーで配信をチェックし、フィードバックを行うと安心です。

当日の準備

当日にも配信テスト、機材テスト、インターネット回線の状態などを確認しておきます。
ウェビナールームの開設は、アクセスが集中してエラーが出ないよう、時間に余裕をもたせて行いましょう。また、参加者側で配信を確認する担当者も必要です。カメラアングルなどのトラブルを、操作担当に報告できるため、速やかに改善できます。