『イベント管理システム』でできること勉強してみました

こんにちは。シャノンマーケティング部の安倍です。
今回はシャノンの製品の一つ「イベント管理システム」について、どういうことができるのか？私自身がまだ整理できていませんでしたので、自分の知識整理のためにまとめた情報をご紹介します。

はじめに、今回このブログを書くに至った背景をお話させてください。
私が所属するマーケティング部は、これまでマーケティングオートメーションの見込み顧客を商談に繋げられるよう、リード獲得からナーチャリングをインサイドセールスと一緒に活動してきましたが、2023年からはイベント管理システムでも同様の活動をすることになりました。そこで、イベント管理システムについて、システム自体の勉強や自社製品の特徴を整理することにしました。

シャノンのイベント管理システムについて、機能をまとめた資料はこちら

イベント管理システムとは

イベント管理システムは会期前の申込受付から会期後のフォローまで、イベントの開催に必要な運営・事務局業務を効率的に支援ができるシステムです。イベントにはウェビナーや展示会など様々な開催形式がありますが、その開催形式や規模によってイベント管理システムに求められる機能の優先順位が変わってきます。

イベント管理システムでできること

会期前から会期後までにイベント管理システムを活用してできることをシャノン主催のシャノンカンファレンス2023を例に時系列に並べて箇条書きでご紹介します。

会期前
- イベント管理用の環境構築
  - イベント管理システムを使用するため、要件に合わせた環境を構築
- ハウスリストの取り込み
  - マーケティングオートメーションで管理しているハウスリストをCSVでインポート
- イベント特設サイト（LP）のオープン
  - イベントの概要、スケジュールなどを紹介するランディングページを作成し公開
- 申込用のフォームを作成
  - イベントに申込みするための基本情報を入力するためのフォームを作成
  - 当日開催する講演を確認するための講演タイムテーブルを作成
- 申込者専用ページ
  - 入場証のQRコード発行や申込みしたセッションの確認や変更が可能
  - 事前に資料を登録することで申込者が資料ダウンロード可能
  - 資料ダウンロードなどの行動履歴をシステムに蓄積、確認可能
- メール配信機能
  - 取り込んだハウスリストを使ってイベント告知メールを設定
  - 申込みなどのアクションがあった際の自動返信メールを設定
  - 会期1週間前、会期当日、会期後などのタイミングで自動配信メールを設定
- 講演などのセッション管理
  - 各セッションの申込人数を管理可能

会期当日
- 来場受付
  - QRコードとiPadを使ったセルフ来場受付で入退場を管理
- セッションやブース受付
  - 来場受付と同様の方法で受付可能
- 来場通知
  - 会場、ブース、講演など入退場した際に担当営業へメール通知

会期後
- 当日来場したかたへシステムで取得した情報を使ったフォロー
  - 視聴講演や資料ダウンロードなどのオンライン・オフラインで取得した情報をもとに興味別にメールリストを作り、フォロー
  - 当日に営業などの社員が接客した場合は接客時に判別した興味度合いでメールリストを分けてフォロー
- セッションや来場の申込みをしたが参加されなかったかたに向けてのフォロー
  - セッション動画を取っている場合はオンラインで見られるように準備をしてフォロー
  - 今後開催予定のウェビナーや製品資料などお申込内容に沿った情報提供でフォロー

イベント管理システムの開催形式ごとの特徴と求められる機能

開催形式によってもイベントの特徴とイベント管理システムに求められる機能が違ってきますので、簡単にご紹介します。

リアルイベント

特徴
参加者が会場に集まり、主催者が用意したプログラムに沿って同じ体験を共有することができます。対面で人と人がコミュニケーションができることが最大の強みですが、一方で、会期当日に必ず会場に足を運ばなければならないので、会場までの距離次第で拘束時間が長くなり参加ハードルが高くなることが最大の弱みです。

求められる機能
「五感で体験できる」という強みをより一層強化し、イベントの体験価値向上に繋がる機能が求められます。

オフラインの行動履歴をシステムに蓄積してマーケティングに活用
- 実際に会場で提供した接客の情報をもとにフォローができる
- 実際の会場とイベント特設サイトなどでの世界観を統一する
- データの一元管理でスムーズかつ丁寧な接客導線
イベント経験の豊富なスタッフによるサポート
- イベント規模によって必要な受付レーン数や受付の方式やシステムを提案できる

オンラインイベント

特徴
インターネット環境があれば、世界中どこからでもイベントに参加することができます。参加のハードルが低いので、リアルイベントよりも集客がしやすいことが最大の強みですが、一方で、申し込んだものの参加しないかたが多くなりやすい上に、主催社側からの情報発信が一方向になりがちで、参加者の温度感がわかりにくく、参加者にあわせた情報提供が難しいことが弱みです。

求められる機能
「参加ハードルは低いが回遊性が低く離脱しやすい」というデメリットを保管できる操作や導線のわかりやすさといった導線が求められます。

講演など動画視聴機能
- 動画配信プラットフォームとの連携
- 配信URLをメールで配信が可能（開催前日など日時を指定した予約配信も可能）
チャット（音声・文字）などのインタラクティブなコミュニケーションができる機能
- 来場者からだけでなく、主催社・出展社からも来場者へ声かけができ、より双方向性が高い体験ができる
講演視聴やイベントページに掲載している資料のダウンロード有無などの行動履歴取得・蓄積
- 行動にあわせた自動返信メールを設定できる
- 開催後に行動履歴から来場者の興味を分析することができる

ハイブリッドイベント

特徴
リアルイベントとオンラインイベントを併用開催する形式です。主に同期間中に開催するパターンとリアルイベントとオンラインイベントで期間を分けるパターンに分けられます。リアルとオンライン双方の良さを取り入れられることが最大の強みですが、一方で、運営が複雑になり事務局への負担が重くなる、費用が大きくなりやすい、参加者は製品への興味が高い場合でも気軽さを重視して、オンラインへ申込みするという弱みもあります。

求められる機能
リアルとオンライン併用の効果を最大化できるイベント構築に貢献できる機能が求められます。

リアルイベント、オンラインイベント双方に必要な機能が備わっている
- 会場、オンラインどちらの行動履歴もデータを蓄積できる
- リアルとオンラインどちらのコンテンツの内容か明確で迷いにくい

シャノンのイベント管理システムについて

前項ではイベント管理システム全体に共通する内容をご紹介しましたが、ここからはシャノンのイベント管理システムについて、どのような特徴を持ったシステムなのか、また採用される案件・採用されない案件はどのようなケースが多いのかをご紹介します。

シャノンのイベント管理システム　特徴

シャノンのイベント管理システムはセミナーのような小さいイベントから展示会やプライベートショーなどの大型のイベントまで対応することができ、開催形式もリアル、オンライン、ハイブリッドと、どの開催形式でも活用することができます。
どのようなイベントでも活用できるシャノンの特徴は、次の3つです。

１．自由度の高いデザインと柔軟なカスタマイズ性で独自のイベントが可能
サイトのデザインはテンプレートもご用意しておりますが、オリジナルのデザインを作ることも可能です。また、機能もお客様の要件にあわせて細かな変更に対応できるので、理想のイベントが開催できます。

２．リアル×オンラインの同時開催でもデータを一元管理し、自由にCSV形式で抽出可能
リアルでの「来場履歴」やオンラインでの「来場履歴」「資料DL履歴」「動画視聴履歴」をシステムにて一元管理できます。管理しているデータは申込時点の属性情報と各行動履歴から抽出したいデータを自由に検索し、CSVでリアルタイムに抽出いただけます。

３．システムに熟知したスタッフが事務局の運営代行や当日の受付をサポート可能
システムに熟知したスタッフが会期前から会期後まで運用・サポートします。システムに関する問い合わせ回答など迅速に行えるので、イベント参加者からの満足度を高められます。

シャノンが選ばれやすい案件と選ばれにくい案件

イベント管理システムを選ぶ上で、イベントの要件にあうことは最低限ですが、他にもイベント企画をする際に重要にしているポイントがあると思います。そのポイントにより、シャノンが選ばれる、選ばれないが決まってきます。

シャノンが選ばれやすい案件のポイント
- セキュリティを重要視している
  - セキュリティベンダ、金融サービス、官公庁など高いセキュリティ要求のある国内外の企業に採用いただいた実績
  - 来場者数が多い規模のイベント実績も豊富なので、アクセス集中によるサーバーダウンなどのリスクを回避したイベントを企画
- はじめて挑戦する規模のイベントで失敗したくない
  - イベントをどのような形式で開催すればよいか企画段階からイベント経験豊富なスタッフがサポート
  - 会期前から会期当日、会期後まで事務局、運営業務をサポート
- 出展社や来場者が多いのでデータを一元管理し、データのやり取りなどの業務を効率化したい
  - 出展社との資料授受をオンラインで完結できる出展社管理機能
  - MAやSFAなどの他のマーケティングツールとの連携でき、リアルタイムで反映されたデータをCSVで書き出せるので加工も簡単

シャノンが選ばれにくい案件のポイント
- イベント規模が小規模で単発
  - 機能が豊富かつ案件ごとにシステムを構築をし、効果的な運用ができるようなサポート体制を受けられる分、一定の費用が必要になることが多いです。そのため、小規模イベントの場合、費用対効果が見込めないので不向きです。ただし、複数回イベントを開催する場合は月額12万円からの年間契約での利用が可能なので十分な費用対効果が見込める場合もあります。
- イベントの会期が近い、検討期間が短い
  - シャノンのシステムはカスタマイズ性が高いため、要件を決める打ち合わせをしてから構築をします。そのため、システム運用まで1~2ヶ月かかるので、期日が近いイベントには不向きです。

イベント管理システムを使ったイベント運営の実例紹介

シャノンでは、イベント管理システムを採用いただいた企業のご担当者様に事例インタビューを行い、生の声を聞く活動もしています。今回は自社主催の年次イベントでシャノンをご採用いただいた2つの事例をご紹介します。

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

事例詳細：約15,000名を自社イベントで集客するウイングアーク１ｓｔがシャノンを10年以上使い続ける理由とは

シャノンのイベント管理システムで実現したこと
- セッションやタイムテーブルを一括管理進事で運営・事務局業務を効率化
  - システムにセッションやタイムテーブルの情報を管理しているので、例えば特定のセッションが変更になった際にシステム上で更新すると、同セッションの時間が掲載されているすべてのページで自動更新される
- 自社製品と連携させつつ、来場受付のデジタル化で来場者状況をリアルタイムに把握
  - セッション申込や来場状況など顧客データがリアルタイムに更新され、随時確認可能
  - さらに、受付でQRコード読み込みを行った際に来場者がどのような属性のかたか表示することで、スムーズかつ、来場者の属性にあわせた細やかな受付対応を実現

サイボウズ株式会社

事例詳細：開催まで3週間。参加者とスポンサーの満足度にこだわって再構築したオンラインイベントとは

シャノンのイベント管理システムで実現したこと
- 製品のセキュリティと初の試みでも安心できるサポート
  - 社内のセキュリティと個人情報管理の基準をクリア
  - 会期が決まっている中、期日がずらせないタスクが終わらせられるようにシャノン担当者がディレクションを含めたサポート
- オンラインイベントでの体験向上とスポンサー企業への配慮
  - これまで約1週間必要としていたスポンサー企業へのリスト提供を会期当日中に実現
  - 「資料ダウンロード」「スポンサーページアクセス」などの行動履歴情報を取得し、オンラインでも参加者が興味を持っている情報を記載したリストをスポンサーに提供