オンラインイベントとは?面白い企画で会社のファンを増やす方法

オンラインイベントとは?面白い企画で会社のファンを増やす方法

新型コロナウイルスの影響で、人を集めるリアルイベントの開催が難しくなりました。そんな状況を打開するべく、普及しているのが「オンラインイベント」です。「自社でもオンラインイベントを開催してビジネスチャンスを広げたい。でも開催方法がわからない」とお悩みの方も多いでしょう。

この記事ではそんな方のために、オンラインイベントについてわかりやすく解説していきます。

オンラインイベントとは? 意味をわかりやすく解説

オンラインイベントとは、パソコンやスマートフォンなどからオンラインで参加できるイベントのことです。

新型コロナウイルスの流行以前は、人が集まってイベントを開催するリアルイベントが主流でした。 しかし、リアルイベントは感染リスクがあるため、なかなか開催できない状況が続いています。

イベント・コミュニティ管理サービスを展開するPeatix Japan株式会社の調べによると、2020年に自粛要請が発表された際には、公開されたイベントのうち35%が中止となりました。 イベントページ公開前に延期や中止を決定したイベントも含めると、60~70%のイベントがキャンセルになったと推定されます。

現在では多くの会社がリアルイベントからオンラインイベントに切り替えました。 約9割のイベント主催者がオンラインイベントを開催した経験があります。

■参照

オンラインイベントの種類

オンラインイベントには、大きくわけると個人向け(BtoC)イベントと企業向け(BtoB)イベントがあります。 それぞれ、どのようなイベントがあるのか簡単に見ていきましょう。

toC向けオンラインイベント

toC向けでは、エンターテイメント分野のイベントが多いです。

ほかにも個人向けの講座やセミナー(以下、ウェビナー。ウェビナーについては「ウェビナーとは?意味や配信のはじめ方をわかりやすく解説 」をご覧ください)など、幅広いオンラインイベントが開催されています。

一部のイベントジャンルを紹介します。

  • 音楽ライブ、コンサート
  • お笑いライブ
  • 演劇、伝統芸能
  • オンライン講座
  • オンライン交流会
  • フィットネス、エクササイズ
  • マインドフルネス体験

BtoB向けオンラインイベント

BtoB向けでは、ウェビナーや講演会が多いです。

オンラインイベントをマーケティングや営業活動のひとつとして活用している企業が多く、毎週定期的に開催している企業もあります。

BtoBイベントでおこなわれる内容を一部紹介します。

  • ウェビナー、講演会
  • ビジネスカンファレンス
  • 商談会、展示会
  • 記者発表会
  • 決算説明会、株主総会

オンラインイベントのメリット・デメリット

オンラインイベントのメリット・デメリットをそれぞれ3つ紹介します。

オンラインイベントのメリットを3つご紹介

オンラインイベントには「全国から集客できる」「開催費用が削減できる」「感染症対策になる」といったメリットがあります。それぞれのメリットについて紹介します。

オンラインイベントのメリット1.全国から集客できる

オンラインイベントは、リアルイベントとは違って場所の制約がありません。 インターネット環境さえあれば、どこからでも参加できます。 日本に限らず、世界中からも参加可能です。

開催場所が遠くて参加したくても参加できなかった層に対してもリーチできるので、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性も高まります。 参加者側からすると、興味のあるイベントに手軽に参加できます。

オンラインイベントのメリット2.開催費用が削減できる

オンラインイベントはITツールを活用し、オンライン上でおこなわれるため会場代がかかりません。 会場設営にかかる費用やスタッフの人件費も削減可能です。

オンラインイベント開催のノウハウさえ身につけてしまえば、間違いなくコスト削減につながります。 削減できた費用を集客のための広告や内容を充実させるための費用に回せば、参加者が増えてビジネスチャンスにつながります。 参加者側としても、イベント会場までの交通費や宿泊費などがかかりません。

オンラインイベントのメリット3.感染症対策になる

オンラインイベント急拡大の理由が感染症対策です。 感染防止対策として、ソーシャルディスタンス(人との距離)を保つよう呼びかけられています。

オンラインイベントであれば、自宅から参加できるので他人との接触はありません。 新型コロナウイルスの感染が収束しても、今後新たな感染症が発生する可能性はあります。

あくまで可能性ですが、BCP(事業継続計画)の観点からもオンライイベントに対応できるようにしておく必要があるでしょう。

オンラインイベントのデメリットを3つご紹介

オンラインイベントには「通信トラブルのリスクがある」「参加者が途中離脱してしまう可能性がある」「参加者との関係構築が難しい」といったデメリットがあります。それぞれのデメリットと対策について、くわしく解説します。

オンラインイベントのデメリット1.通信トラブルのリスクがある

参加者が増えれば増えるほど通信への負荷が高まり、トラブルが発生しやすくなります。通信トラブルは、主催者側にとって大きな悩みです。 とくに有料イベントの場合、通信トラブルはクレームに直結します。過去には、システムエラーでアイドルのコンサートに接続できず、クレームが多発した事例もあります。

通信環境に気を使うのは、主催者側だけではありません。 参加者側も通信環境が良くなかったり、ツールの使用方法がわからないと、参加自体できない可能性もあります。主催者側はあらかじめ、配信方法や視聴に必要な機材などを明示しましょう。

オンラインイベントのデメリット2.参加者が途中離脱してしまう可能性がある

有料イベントであれば、お金を払っているので途中離脱する可能性は低いでしょう。 しかし、無料イベントの場合は気軽に参加できるので、内容が求めていたものと違ければ参加者は途中離脱してしまいます。

そうならないように、イベントの目的を明確にして、登壇者の選定やイベントの内容といったコンテンツの中身を充実させる必要があります。

オンラインイベントのデメリット3.参加者との関係構築が難しい

リアルイベントでは、休憩の合間やイベント終了後の懇親会などで参加者と1対1で話をする機会もあります。 しかし、オンラインイベントでは参加者との関係構築が難しいのが現実です。

Peatix Japan株式会社のアンケートによると、主催者の30.4%が「以前よりも交流・つながりは減った」と回答しています。一方で16.6%が「以前よりも交流・つながりが増えた」と回答。「増えた」と回答した主催者の73.9%が、対策として「開催頻度を増やした」と回答しています。

このことから、定期的にイベントを開催して参加者との接点を増やすことで関係構築につながることがわかります。 チャットやSNSで質問をしてもらったり、アンケートの記入をお願いすることで関係構築が可能です。

オンラインイベント開催の流れ

オンラインイベント開催の流れについて説明します。開催する際の参考にしてください。

参加者が興味を持つような面白い企画の立案

オンラインイベントには気軽に参加できますが、そのぶん内容が面白くなければ参加者は集まりません。 イベントのコンセプトやターゲット、目的をしっかりと決めて参加者に楽しんでもらえる企画を準備しましょう。 面白い企画で必要な要素は参加者に驚きや発見を与え、感情を刺激することです。

社内で企画会議をおこない、ブレスト形式でさまざまな意見を出しあいましょう。 ブレストでは他人の意見を否定することを禁止し、自由な発想でアイデアを出してください。 ポイントは、予算や実現可能性を考えずにアイデアを出すことです。幅を広げることで、面白い企画の生まれる可能性が高まります。

企画に沿った出演者のアサイン

オンラインイベントの企画に沿った出演者のアサインも重要です。BtoBのイベントを例にお伝えします。

イベント企画 出演者
自社商品の紹介・勉強会・自社の商品企画担当者、責任者
・商品のユーザー
など
商談会・展示会・決裁権者
・マーケティング、営業担当者
など
ウェビナー・講演会・専門家
・著名人
など
ビジネスカンファレンス・ビジネスの第一線で活躍する人
・ビジネススクールの教授などの専門家
・司会進行役
など
決算発表会や株主総会・代表取締役や取締役などの役員
・司会進行役
など

以上のように、自社商品の紹介や商談会、決算発表会などは自社の人間が出演者となります。

難しいのは、ウェビナーやビジネスカンファレンスです。 こうしたイベントには、出演者目当てで参加する方も多くいます。 集客力のある出演者をアサインすることも、オンラインイベント成功の手段のひとつです。

出演者以外にも、運営する事務局の役割を決めておくことも大切です。 誰が何を担当し、どのように進めるのかを全体で把握しておきましょう。

オンラインイベント配信ツールの準備

オンラインイベントを開催するには、配信ツールが必要です。

YouTubeやZoomといった海外製のツールから、 V-CUBEやJ-Stream Equipmediaなどの国産ツールもあります。 それぞれにメリットはありますが、サポートを求めるのであれば国産ツールがおすすめです。

集客プロモーション

参加者が少ないとビジネスにつながる可能性も低くなるので、集客プロモーションにも力を入れましょう。無料でおこなえる施策と、お金をかけてプロモーションをする施策があります。

無料の施策・自社サイト、SNS、メールマガジンでお知らせする
・無料のイベント告知サイト(Peatix、こくちーずなど)でお知らせする
など
有料の施策・~EXPOなど、有料イベントに出展する
・イベント告知サイトや検索エンジンに有料広告を出稿する
など

無料の施策だけでは集客が上手くいかない場合は、有料の施策も検討してみてください。

リハーサル

社外の出演者がいる場合は、その方にも参加してもらい、当日の流れを伝えましょう。 全員が同じ場所に集まってイベント開催するのであれば、その場所でリハーサルをしてください。

出演者が別々の場所から参加する場合は、それぞれの通信環境や映像、音声が問題ないかを確認してください。 この確認を怠ると、本番の際に通信トラブルが起きたり、映像や音声に不具合が生じてイベントの質が低下してしまう可能性があります。

本番

オンラインイベント本番です。本番前には、参加申込をしてくれた方へリマインドであらためてイベントの案内をしましょう。 開催時間や配信用URLをお伝えし、少しでも参加率を高めます。

本番では、これまで準備してきたことをスケジュールに沿って進めます。 どれだけ準備をしてもトラブルが発生する可能性をゼロにはできません。 トラブルが起きても対処できるように、しっかりと準備をしておきましょう。

イベントのデータ分析、フォロー

イベント終了後にはアンケートを記入してもらい、データ分析と参加者へのフォローをおこないましょう。 参加予定の何人が参加したのか、参加したうちの何人がイベント終了までいてくれたのかなどを確認してください。

また、アンケートの回答内容を確認して、良かった点や悪かった点をナレッジとして蓄積します。 そうすることで、次回以降のオンラインイベントに活かせます。

参加者にはお礼と同時に当日の資料を送付したり、商品紹介をしてコミュニケーションを図りましょう。 そうすることで、ビジネスにつながる可能性も高まります。

オンラインイベントの活用事例

シャノンのサービスを活用し、オンラインイベントを実施した企業の事例を紹介します。

富士通株式会社

2020年10月中旬~12月中旬の間、富士通株式会社はオンラインイベント「Fujitsu ActivateNow」を開催しました。 このイベントは全社規模でのグローバルイベントで、数万人が参加。

参加者の離脱をふせぐための工夫のひとつとして、休憩時間に司会者とスピーカーのトークセッションをおこない、リアルな雰囲気を演出しました。 アンケート回答率を高めるために参加者のマイページを作り込み、セッションの参加履歴を集約。そこからいつでも、アンケート画面に遷移できるようにしました。

結果、オンラインイベントは無事に終了し、参加者の視聴データも管理できました。

サイボウズ株式会社

2020年12月、大阪で「Cybozu Days」開催。当初はオンラインとオフラインの同時開催の予定でしたが、開催3週間前にオンラインのみに変更となりました。

イベントのスポンサーも集まっていましたが、リアルな展示ブースを期待していたスポンサーに納得してもらえるかが課題でした。 そこで「資料ダウンロード」を強化し、マイページには登録セッションの視聴URLのほかに、スポンサー資料一覧ページのURLも掲載。 マイページからアクセスした参加者のフラグが取得できるとともに、ブースアクセスフラグ、資料ダウンロードフラグも取得できるようにしました。

こうした工夫により、参加者にとっても必要な情報を手に入れやすい設計となったのです。 結果、3800名以上がイベントに参加し、成功をおさめました。

株式会社日本ビジネスプレス

2020年11月から12月にかけて、大規模なオンライン展示会と5つのオンラインセミナーで構成するイベント「JBpress DX World 2020」を開催。

開催期間が4週間と長くなるため、参加者は登録したセミナーを忘れがちになってしまいますが、 チェックしたセミナーの開催日や開催期間の直前などにリマインドメールを送信したことが、参加漏れを防ぎました。

同社にとって、はじめての大規模なオンライン展示会でしたが、大規模な集客と高い歩留まりを達成。 結果、協賛社数は36社、登録者は4500名弱、来場者も3634名で歩留まりは81%と成功をおさめました。

まとめ

新型コロナウイルスの影響でオンライン化が進み、おうち時間も増えました。 そのぶん、気軽にオンラインイベントへ参加できるようになりました。今後、さらにマーケティング活動の一環として、オンラインイベントは重要になります。

シャノンのツールを利用すれば、オンラインイベントの集客から開催後のフォローまで一貫した運用が可能です。サポートが充実しているため、ツールの使い方に不明点があった場合でも、メールや電話で気軽に問い合わせできるため安心です。ぜひ、くわしい資料で確認してみてください。

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