イベントの企画書の書き方は？テンプレートとポイントのまとめで解説！

BtoBビジネスでも企業が集客イベントを開催する事例が増えています。

イベントの企画書は、イベントの企画を進めるために欠かせませんが、いざ「イベントの企画書」を書くことになった場合、過去のひな型が少ないために悩む人も多いと思います。

今回は、1枚に要点をまとめた企画書と、数ページで仕上げる企画書の2種類のテンプレートを紹介しながら、はじめての人にもわかるよう、イベントの企画書の書き方を解説していきます。

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イベントの企画書とはどんな企画書か？

イベントの企画書は何のために書くのか、どんな形式で書くのがいいかについてかんたんに解説します。

企画書の目的は「伝える」こと

まず簡単に企画書の目的を確認しておきます。

企画書はイベントの準備だけでなく、新規事業計画や営業提案などでも作成します。

これらの企画書に共通する目的は、対象となる企業や人に対して事業の内容を「伝える」ことです。そしてその先にあるゴールは、相手の判断や行動を促すことです。

イベント企画書の場合、社内向けと社外向けがあります。たとえば以下のような目的が考えられます。

イベント企画書の目的
	対象となる相手	目的
社内向けの企画書	上司や経営陣	開催決定の判断を求める
	イベントに関わる社内メンバー	イベントの全体像と役割を把握してもらう
社外向けの企画書	支援会社	イベントの全体像と役割を把握してもらう
	支援会社	協賛するメリットを伝える

上記で挙げた4種類の企画書がそれぞれ全く違うものになるわけではなく、必須項目はよく似ています。

しかし、企画書を書くときには、「だれに」伝えるのか、「何を」求めるのかを明確にしておくことが大切です。

企画書は1枚がいい？　くわしい企画書との使い分け

「企画書は1枚にまとめるべき」という考え方があります。1枚にまとめると要点が伝わりやすいことがメリットです。

しかし、イベントの企画書の場合、企画段階で会場やスポンサーが決定していなかったり、当日までの準備などについての詳細なプランが必要だったりするので、1枚ではなく数ページの企画書になることが多いです。

1枚の企画書はプランを考える最初の段階で要点を整理するときや、上司にプランを相談するときに活用できます。また、数ページの企画書の冒頭に要約として挿入するのもよい方法です。

イベントの企画書のテンプレートと書き方

次に、シャノンが実際のイベントに向けて作成している企画書をアレンジしたテンプレートを使って、書き方を解説していきます。

企画書のタイトル／目次

今回は、「BtoBの顧客企業向けイベント」の場合を想定して、解説していきます。

以下で紹介していく企画書の事例は、「社内向け」です。社内の上司や関係者にイベント推進計画について説明して合意を得るための企画書となっています。

企画書の目次は、イベント企画内容を示す重要なページです。たとえば以下のような項目が必要です。

イベントの目的／テーマ

最初に、イベントの目的やテーマについて記載します。

目的やテーマを簡潔に記します。年1回などで開催実績があるイベントの企画の場合、過去の実施イベントの良かった点、悪かった点を参考にしてテーマを決めるのは有効かつ理解を得られやすい方法です。

もし、今までに開催歴がない、まったく新しいイベントを提案するのであれば、「イベントの目的」の部分はもう少し詳しく「企画の背景」「テーマ設定の理由」などの項目を立てて記載する必要があります。

その場合、具体的な数字を上げながら現状における課題や解決策を提案します。

新しいイベントの場合はこの後に出てくる会場、集客方法、予算などについても綿密に、実現可能性のある企画を立てることが大切です。

開催概要

開催概要として、いつ、どこで、どのような形式で開催するのかを示します。

開催時期や場所が確定しているのか未確定の場合は、だいたいいつ頃に開催予定か、会場の候補施設はどこかを記載します。

コンテンツイメージ

コンテンツイメージとして、イベントの大まかな内容、タイムスケジュール、会場図などを入れます。

ハイブリッド開催のイベントでは、リアル会場のセッティングイメージとオンライン会場の画面、両方のイメージ図などを入れ、イベントの全体像が具体的にわかるようにします。

会場図を入れる場合は、目的に応じてどの部屋を押さえるべきかまでまとめておくと、予算のイメージが固まりやすくなります。

集客プラン

イベントの企画では集客プランも重要です。

集客プランではどんな方法で告知するか、予算と各チャネルからの集客目標についても明記します。

「集客」は企画立案者が責任をもつ部分です。企画書に書くだけでなく、この方法により集客人数目標を達成できる、という見通しを持ってまとめることが大切です。

費用・予算／運営体制

企画書に記載した予算と実際にかかった費用が乖離することがないよう、あらかじめ運営などを外部企業に委託する場合は見積をとっておき、会場費や広告費用についても調査して、費用を積み上げる必要があります。

想定の予算内で成果を上げられる計画を示しましょう。

運営体制については、自社と協力会社などを明記します。

社内でイベントの準備のために他部門からの協力者をあおぐ場合は、いつから誰が参画するのかを明確にして、人的リソースに不足がないことがわかるようにします。

スケジュール

イベントの準備、イベントの当日、開催後の施策まで、予定をまとめます。

講師や会場の決定、スポンサー募集、集客活動、制作物の準備などがすべて間に合うよう、余裕をもってスケジュールを設定します。

KPI（数値目標）

イベントの成果目標を数値で示します。今回は既存顧客を対象とするビジネスイベントなので、たとえば以下のような指標が考えられます。

• 参加者数
• 参加者のアップセル／クロスセル件数
• アンケート集計で高評価回答の割合

既存顧客向けのイベントの場合、参加者数の目標を設定することが一般的です。イベント実施後の評価レポートではアンケート結果やその後の取引実績などもまとめます。

なお、シャノンのイベント管理システムではセッションごとの申込を自動で管理することが可能です。
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イベント企画書を書くときのポイント5つ

イベントの企画書を書くにあたり、以下のようなポイントをおさえましょう。大事なことは、どんなイベントになるのかを「見える化」することです。

余裕のあるスケジュールを立てて、企画書も早めに作成する

イベントの準備では1年ほど前から内容の検討を始めて、講師や会場の候補を選び、半年前位までに開催概要を決定します。

その後も講師とのやりとり、スポンサー選び、集客、会場準備など多くの作業があります。予定通りに進まないこともあると想定して、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

詳細を確定させるために、イベントの企画書も早めに作成・提出することが大切です。

イベントの開催日をゴールとして、必要な準備のスケジュールを立てるとともに、開催後のイベント報告や効果検証などの事後対応もスケジュールに入れておきます。

イベントの目的に合うコンテンツが最優先

イベントの実施、目的やテーマが決定したら、次にすることは目的に合ったコンテンツを決めることです。

顧客企業向けイベントの場合、外部の講師 を招いて基調講演を行うことがよくあります。ここで問題になるのが、人気のある講師の場合スケジュールの確保が難しいという点です。

しかし、イベントの企画書で「基調講演の講師は未定」となっていたら、この企画を進めてよいかを判断できません。

参加者にとって有用で、イベントの価値を決める主要なコンテンツをできるだけ確定させてから企画書を提出するようにしましょう。

企画書の作成を始める段階では講師が未定ということもありますが、依頼したい講師の候補を第一候補、第二候補とそれぞれ具体的に示して、テーマに合ったイベントとなるよう計画を進めます。

複数の施設をリストアップして、借りられる会場まで具体的にしておく

外部の施設を使用する場合、会場費はイベント経費の大きな割合を占めます。また、適切な広さと十分な設備のある会場を選ぶことはイベントを成功させるために大事な要素です。

集客目標を設定して、それに見合うキャパシティの会場を前もって選ぶことは簡単ではないですが、過去のイベント実績などを参考によく検討して候補会場を絞り込みます。

最終的に講師が決まり、日程が確定した時点で会場も決まります。そのとき速やかに良い会場を押さえられるよう、下準備をしましょう。

予算にかかわる「集客プラン」「スポンサー候補」などの見通しを明記する

会場費の次に重要なコストは広告費です。イベントの成功を左右する大事な集客プランについては、根拠を示しながら数字を積み上げてくわしく書きましょう。

メルマガによる告知、Web広告、DMなどの手段でどのような集客プランを実行するのか、それぞれ何名を集客できるかを示します。

スポンサーについては、懇意の会社に打診して「ここは大丈夫そう」という会社を2～3社おさえておき、さらにスポンサー依頼をする対象企業もリストアップしておきます。

このように、重要な情報が明記されることが「通る企画書」のポイントといえます。

まとめ

本稿のポイントは以下の4点です。

1. イベントの企画書は誰に何を伝えるのかを明確にして書きます。

2. イベントの企画書の場合、1枚の企画書では必要な情報を書ききれないので、数ページにまとめるのがおすすめです。1枚の企画書は要点整理などに活用できます。

3. ビジネスイベントの企画書の項目例は以下です。
・イベントの目的
・テーマ
・開催概要
・コンテンツ
・集客プラン
・費用・予算
・運営体制
・スケジュール
・KPI

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