イベント受付業務の重要性と失敗しない進め方は？管理ツールを活用した事例も紹介

企業が開催するイベントとして、展示会、セミナーやウェビナー、ビジネスカンファレンスなどがあります。このようなビジネスイベントでは受付業務を円滑に行うことが重要です。

写真は、シャノンが7月に開催して1000名超を集客した「シャノンデジアナカンファレンス 2023」での無人受付カウンターの様子です。

イベントでの無人受付

参加者は端末にQRコードを読み込ませるだけで受付完了。リアルタイムの来場者管理やイベント後のフォローなども合わせて行いましたが、これらを可能にしているのがイベント管理システムです。

本記事では、受付の業務内容や役割をまず確認し、受付業務を効率化できるイベント管理ツールについても解説します。シャノンの自社イベントでの受付業務の事例については、後半で改めてご紹介します。

イベントの受付業務とは？　その重要性を確認

イベントの受付業務の内容、重要性などの基本を確認します。

イベント受付の主な業務内容

イベントの当日に受付が担当する主な業務として、以下があります。

事前セッティング
イベント会場の当日準備として、受付カウンターや端末のセッティング、配布資料の準備、案内表示や導線整備などを行います。
一人一人の受付に要する時間が短く、全体がスムーズに流れるように配慮します。
イベントの参加人数に対して必要十分な受付人員や端末数を配置することも重要です。

来場者の受付
来場するゲストを迎え、受付を行います。
ビジネスイベントでは事前申込に基づいて当日の来場を確認する形式が多いので、冒頭で紹介したような無人受付システムでない場合は受付担当者が速やかに確認作業をすることがポイントです。
また、VIP、介助などの特別な対応、事前登録がないゲストの当日受付なども必要となります。

各種問い合わせ対応
イベントの内容や会場内の設備、入退場についてなどの各種問い合わせへの対応をします。想定される質問とその解答例を用意しておきましょう。

非常時などの対応
急病や災害のような非常時、その他の不測の事態への対応が必要になることもあります。万一に備えて事前に対応の方法を決めておきましょう。

受付業務の重要な役割とは？

受付業務の役割として、以下２つが挙げられます。

参加者の満足度を高める
すべての来場者が最初に接する受付スタッフの接客や運営の印象は、イベントそのものの満足度に影響をあたえます。
企業のイメージアップや参加者のリピート増加のためにも重要です。

参加者を見込み客として、将来の商談へつなげる
展示会や商品発表会のような集客イベントはもちろん、それ以外のビジネスイベントもマーケティング活動の一環として実施されます。
参加者のなかで購買意欲の高い見込み客を見つけたり、将来の顧客となるよう興味を引き上げたりするためにも、受付という最初の接点を活用することが重要です。

つまり受付業務は、イベントを円滑に進めるためだけでなく、マーケティング活動の一環として積極的に活用すべき機会とも言えます。顧客との接点を最大限に活用するために役立つイベント管理システムについては、後ほど解説します。

受付業務で失敗しないためのポイントは？

受付業務の重要な役割を理解して、失敗なく実施するためのポイントとして、以下が挙げられます。

スピーディーかつ確実なオペレーション
一人一人の受付に要する時間を最短にすることで、行列や待ち時間ができるだけ発生しないようにします。
スピーディーであると同時に、名刺をいただき来場者について確実に記録することも大事です。

「想定外」が起きないよう、マニュアルなどを準備
さまざまな問い合わせに対してあわてることなく対応すること、何か事故が起きても最善の対応がとれることが大事です。
そのためにはあらゆる事態を想定して準備をしておきます。スタッフ共有のマニュアルを作成しておくことも有効です。

必要に応じてツールや協力会社を活用する
イベントの準備全体を効率化して、その中で受付業務についても最適なオペレーションを用意するためには、イベント管理ツールの導入が効果的です。
また、イベント開催経験が少ない企業は、専門会社の協力を得ることも有効です。

イベント受付業務を効率化するツールとは

受付業務に役立つイベント管理ツールの選び方、導入のメリット・デメリットなどについて解説します。

イベント受付に活用できる「イベント管理ツール」の機能と選び方

イベント受付業務をデジタル化できるツールとして、受付業務に特化したツールとイベント全体を管理するシステムとがあります。無料から利用できるシンプルなツールもあります。自社にとって必要な機能を見極めてツールを選ぶことがポイントです。

イベント受付に関連する主な機能としては、以下があります。

当日受付
冒頭で紹介したようなQRコードによる無人受付のほか、入場パスを発行、入退場管理、当日決済などの業務を管理する機能です。

来場通知
特定の申込者が来場したときに担当者に通知する機能です。

アンケート
退場までにイベント参加者のアンケートを回収・集計する機能です。
※参考記事：ビジネスイベントにアンケートは不可欠！テンプレートや成果を上げるポイントを紹介

イベント全般を管理するツールの場合、上記に加えて、事前申込の受付、申込者へのメール送信、オンラインイベントの視聴者ログ管理、イベント後の参加者フォロー、各種分析、MA連携などの機能があります。

イベントの申込や参加の情報を活用してマーケティング活動を行っていく場合は、イベント管理システムが適しています。

受付にイベント管理ツールを導入するメリット・デメリット

受付業務にイベント管理ツールを導入するメリットとして以下が挙げられます。

イベント管理ツール導入のメリット

受付業務を効率化でき、来場者の満足度も上げられる
QRコードによる受付はスピーディーで待ち時間の発生が少なく、感染症対策としても有効で参加者に好評です。最新技術の活用でイメージアップにもつながります。

限られたスタッフを有効活用できる
受付業務に人員を割かないため、スタッフは来場者の問い合わせ対応、全体の運営管理などに専念できます。結果としてイベント運営全体の品質向上に役立ちます。

マーケティング活動に役立つ
イベント管理ツールの各種機能がイベントの来場者に対するマーケティング活動に有効です。
たとえば、自社の顧客がイベントに来場した際、リアルタイムで担当者にメール送信する「通知機能」により、顧客に対して十分なアテンドをすることができます。
来場者に対してイベント終了後できるだけ早くお礼メールを送信することも効果的です。

また、デメリットとしては以下があります。