イベント企画書の作成を任されたものの、何をどの順番で書けばよいか迷っていませんか。企画書が通らない原因の多くは、内容の良し悪しではなく、決裁者が判断に必要とする項目の抜けにあります。この記事では、基本構成8項目と記入例、承認を通すコツを、そのまま使える無料テンプレートとあわせて解説します。
イベント企画書とは？作成する目的
イベント企画書とは、イベントの目的・内容・予算・体制を1つの資料にまとめ、開催の承認を得るための文書です。まず、企画書が果たす役割と、イベント企画全体の中での位置づけを整理します。
企画書の役割は「開催の意思決定をもらう」こと
イベント企画書の最終目的は、上司や決裁者から「開催してよい」という意思決定を引き出すことです。アイデアを美しくまとめることではなく、判断材料を過不足なく渡すことが企画書の仕事になります。
決裁者が知りたいのは、なぜやるのか（目的）、いくらかかるのか（予算）、何が得られるのか（効果）の3点です。この3点に答えられていれば、デザインが簡素でも企画書は通ります。逆にコンテンツ案がどれだけ魅力的でも、費用対効果に触れていない企画書は差し戻しの対象です。
企画書にはもうひとつ、関係者の認識をそろえる役割があります。社内メンバー、外部の制作会社、会場担当者が同じ資料を見て動けるため、口頭伝達による行き違いを防げます。
イベント企画とイベント企画書の関係
本記事は「企画書を書いて承認を得る」段階に絞って解説します。
イベント企画の全体像は「目的設定→企画書作成→承認→準備・集客→当日運営→効果測定」という流れで進みます。企画書はその2番目、構想を実行に移す関門という位置づけです。ここを通過しない限り、会場手配も集客も始められません。
企画から当日運営までの実務の流れや役割分担は、イベント運営の解説記事で詳しく紹介しています。
参考：イベント運営の成功ポイントや流れ、役割分担を実例でご紹介
イベント企画書の基本構成8項目【テンプレート】
イベント企画書に書くべき項目は、次の8つに整理できます。6W2H（Why・Whom・What・When・Where・Who・How・How much）をこの8項目に割り当てれば、抜け漏れなく網羅できます。配布中のテンプレートもこの8項目に対応しているため、埋めていくだけで企画書が完成します。
| 8項目 | 対応する6W2H |
|---|---|
| 1. 企画背景・目的 | Why（なぜやるのか） |
| 2. ターゲット | Whom（誰に来てほしいのか） |
| 3. 目標・KPI | How much（数値目標） |
| 4. 開催概要 | What・When・Where（何を・いつ・どこで） |
| 5. コンテンツ内容 | What・How（何を・どうやって） |
| 6. 集客プラン | How（どう集めるか） |
| 7. 予算・収支 | How much（いくらかかるか） |
| 8. スケジュール・体制 | When・Who（いつ・誰が） |
1. 企画背景・目的（Why）
イベントを開催する理由を、会社の課題と結びつけて書きます。「新製品の認知を広げたい」ではなく、「新製品の認知が目標の30%にとどまっており、見込み客と直接接点を持つ場が必要」のように、背景となる数字や課題から書き起こすと説得力が生まれます。
記入例：「主力製品Aのリード獲得数が前年比80%と減少傾向にある。Web施策だけでは接点を持てない検討初期層に対し、体験型セミナーで直接アプローチする」
2. ターゲット（Whom）
誰に来てほしいのかを、業種・役職・抱えている課題まで具体化します。ターゲットが曖昧なままだと、コンテンツも集客チャネルも決められず、後工程がすべてぼやけます。
記入例：「従業員100〜500名の製造業で、マーケティング部門を兼任する営業企画担当者。展示会後のフォローに課題を持つ層」
3. 目標・KPI（How much／数値目標）
イベントの成果を測る数値を設定します。申込数・来場数だけでなく、開催後の商談数やアンケート回収率まで含めると、決裁者は投資判断がしやすくなります。目標は「集客数200名・商談化20件」のように、行動につながる粒度で書きます。
記入例：「申込300名／来場200名（来場率67%）／アンケート回収150件／開催後30日以内の商談化20件」
4. 開催概要（What・When・Where）
イベント名、開催日時、会場（オンラインの場合は配信形式）、規模、参加費をまとめる項目です。日程は1案に絞らず、第2候補まで併記しておくと、会場の空き状況による差し戻しを防げます。
会場が未確定の段階では、候補を複数リストアップし、収容人数と概算費用を添えます。「借りられる見込みのある会場」まで具体化されている企画書は、実現性の評価が一段上がります。オンライン開催やハイブリッド開催の場合は、配信ツールと視聴環境（ウェビナー形式か双方向形式か）をここで明記します。
参考：オンラインイベントとは？メリットや会社のファンを増やす方法を紹介
記入例：「イベント名：製造業マーケティング実践セミナー／日時：2026年11月12日（木）13:00〜16:00（第2候補：11月19日）／会場：都内会議室（収容250名・候補3件を別紙記載）／参加費：無料」
5. コンテンツ内容（What・How）
当日のプログラムを時系列で書きます。基調講演、事例セッション、デモ、交流会など、各コンテンツが「目的とターゲットにどう効くか」を一言添えると、内容の妥当性を判断してもらいやすくなります。
記入例：「13:00 開会／13:10 基調講演（業界トレンド）／14:00 ユーザー事例講演／14:40 製品デモ／15:20 個別相談会」
6. 集客プラン（How）
目標の申込数をどのチャネルで集めるかを内訳で示します。メール配信、Web広告、営業からの案内、SNSなど、チャネルごとの想定申込数まで書けば、それがそのまま目標数値の根拠です。
集客施策の具体例は、1,000人規模イベントでの実践をまとめた記事が参考になります。
参考：BtoBイベントの集客方法10選。1,000人規模イベントでシャノンが実施した集客の具体策・成功事例も紹介！
記入例：「ハウスリストへのメール配信で150名／営業経由の個別案内で80名／Web広告で70名」
7. 予算・収支（How much）
会場費、制作費、広告費、人件費などの内訳と合計を書きます。協賛やスポンサー収入を見込む場合は、その根拠（候補企業・過去実績）も添えます。予算の粒度が粗い企画書は「検討が浅い」と受け取られやすいため、概算でも内訳を示すことが承認への近道です。
あわせて、費用を成果と対比できる指標に変換しておくと判断材料として機能します。総費用を目標リード数で割った「リード獲得単価」を示せば、決裁者はWeb広告など他施策と同じ物差しで比較できます。
記入例：「会場費60万円／制作・運営費40万円／広告費30万円／合計130万円。目標リード200件の場合、獲得単価6,500円（現行Web広告の約8,000円を下回る想定）」
8. スケジュール・体制（When・Who）
開催日から逆算した準備スケジュールと、担当者の役割分担を書きます。企画・集客・制作・当日運営・事後フォローの各工程に責任者を置き、外部委託する範囲も明記します。準備期間は、社外向けイベントであれば最低2〜3か月を確保するのが目安です。
体制表には、社内の担当者名だけでなく「誰が最終判断者か」を含めます。準備中の細かな判断（デザイン確定、キャンセル対応など）のたびに承認ルートを探す事態を防げるためです。
記入例：「9月：企画承認・会場確定／10月：告知開始・コンテンツ制作／11月上旬：申込締切・リハーサル／11月12日：開催／11月中：お礼連絡・フォロー架電。体制：全体統括=マーケ部長、集客=山田、制作=外部委託（A社）、当日運営=マーケ部3名＋営業部2名」
イベント企画書の書き方3ステップ
8項目を理解したら、実際に書き進める手順です。いきなり清書を始めるのではなく、次の3ステップで進めると手戻りが減ります。
1. 情報を集めて企画の骨子を固める
最初に、過去の類似イベントの実績、ターゲットのニーズ、社内の予算感といった判断材料を集めます。過去イベントの集客数や商談化率があれば、目標設定の根拠として使えます。骨子の段階では、目的・ターゲット・ゴールの3点だけをメモ書きで固めれば十分です。
2. 1枚のドラフトにまとめて方向性を確認する
骨子が固まったら、8項目を1枚に収めたドラフトを作り、上司に方向性を確認します。この段階で見せる理由は、詳細を作り込んだ後の全面修正を避けるためです。方向性のズレは早い段階ほど小さいコストで直せます。
3. 詳細版に仕上げて関係者と合意する
方向性の承認が取れたら、コンテンツの詳細、会場候補、収支計画を肉付けして詳細版に仕上げます。経理や営業など、実行段階で協力を仰ぐ部門には承認前に一声かけておくと、承認後の進行が滑らかになります。
企画書は1枚でいい？Word・PowerPointの使い分け
企画書の分量と作成ツールは、提出の場面によって適切な形が変わるものです。「とりあえずPowerPointで10枚」と決めつける前に、使い分けの基準を押さえましょう。
1枚企画書と詳細企画書の使い分け
1枚企画書は、方向性の確認や口頭説明の補助に向いています。8項目の要点だけを1枚に凝縮するため、決裁者が全体像を数分で把握できます。一方、正式な稟議や協賛依頼には、収支計画やリスク対策まで記載した詳細企画書が必要です。
実務では「まず1枚で方向性の内諾を取り、詳細版で正式承認を取る」という2段構えが効率的です。前述の書き方3ステップとも対応しており、1枚企画書はステップ2のドラフトをそのまま流用できます。
Word・PowerPointの選び方
1〜2枚に収める企画書は、文章で正確に伝えられるWordが向いています。3枚以上になる場合や、会場レイアウト・コンテンツイメージなど視覚要素が多い場合は、PowerPointが適しています。提出先の慣習も判断材料で、経営会議への稟議はWord、協賛企業へのプレゼンはPowerPointといった使い分けが一般的です。
提出先別のポイント【社内・社外】
同じイベントでも、企画書の力点は提出先によって変わります。社内向けと社外向けの違いを押さえておきましょう。
上司・決裁者に提出する場合
社内の決裁者に対しては、費用対効果と実現性が最大の関心事です。「かかる費用」と「得られる成果（リード数・商談数）」の対比を冒頭に置き、過去実績や他社事例など判断の裏付けを添えます。決裁者の稟議フォーマットが決まっている場合は、それに沿うのが最短です。
もうひとつの見落としがちな観点が、他部門への影響です。営業部に当日の応援を頼む、情報システム部に申込フォームの設定を依頼するなど、協力範囲を企画書に明記しておくと、決裁者は社内調整のコストまで含めて判断できます。
なお、社員総会や表彰式など社内向けイベントの企画書も、基本構成8項目は同じです。ターゲットが「自社の従業員」に、KPIが「参加率・満足度」に置き換わると考えれば、この記事の書き方をそのまま流用できます。
協賛企業など社外に提出する場合
協賛やスポンサーを募る場合は、相手にとってのメリットを主役にします。来場者層のデータ、露出機会（ロゴ掲載・ブース・登壇枠）、過去開催時の実績を具体的に示し、「協賛すると何が得られるか」に紙面を割きます。自社の開催目的は簡潔にとどめて構いません。
外部の制作会社や会場に渡す場合は、意思決定用の企画書とは目的が変わり、仕様書としての正確さが求められます。日時・規模・必要機材・搬入出の条件など、見積もりに必要な情報を過不足なく記載し、未確定事項は「未定」と明示して認識の食い違いを防ぎます。
承認される企画書にする5つのコツ
8項目がそろっていても、見せ方次第で承認のスピードは変わります。差し戻しを減らすコツは次の5つです。
1. 目的を会社の数字と結びつける
「盛り上がるイベントにしたい」という表現では、決裁者は投資判断ができません。「リード獲得単価を現行のWeb広告より20%抑える」のように、会社が追っている数字と目的をつなげると、イベントが経営課題の解決策として評価されます。
2. 根拠となるデータを添える
目標値には必ず根拠を添えます。過去イベントの実績、業界の平均的な来場率、ハウスリストの件数など、数字の出どころを示すだけで企画書の信頼度は大きく変わります。初開催で自社実績がない場合は、類似イベントの公開情報を参考値として活用してください。
3. リスクと対策をセットで書く
集客が目標に届かない場合、講師が登壇できなくなった場合など、想定されるリスクと対応策を先回りして書きます。リスクに触れない企画書は楽観的に見え、かえって決裁者の不安を招きかねません。「申込が7割未達の場合は開催1か月前に規模を縮小して判断する」のように、判断基準まで示すのが理想です。
4. 決裁者が5分で判断できる構成にする
決裁者は多忙です。1ページ目に目的・費用・期待成果のサマリーを置き、詳細は後ろのページや添付に回します。専門用語や社内略語を避け、初見でも読み進められる文章にします。
5. 早めに着手して修正の回数を確保する
企画書は一発で通る前提で計画しないことです。差し戻しと修正を2〜3往復する時間を見込み、開催希望日の3か月以上前には初稿を提出します。余裕のあるスケジュールは、企画書そのものの説得力（実現性の評価）にもつながります。
イベント後の成果までを企画書に書くと評価が上がる
BtoBイベントは、開催して終わりではありません。むしろ成果の大半は開催後のフォローで決まります。この視点を企画書に織り込むと、決裁者からの評価は一段変わります。
開催後のフォローまでがイベント企画
シャノンのインサイドセールスチームでは、アポイントにつながったリード経路のうちイベント経由が2021年の5.6%から2022年には31.0%まで拡大しました。イベントが商談創出の主力チャネルになり得ることを示す数字ですが、これは来場後のフォロー（お礼連絡・架電・継続的な情報提供）を仕組み化して初めて得られた成果です。
だからこそ企画書のKPIには、来場数だけでなく「開催後30日以内の商談化数」「フォロー完了率」まで含めることをおすすめします。開催後の動きまで設計された企画書は、費用対効果の見通しが明確になり、承認も通りやすくなります。
開催後のリード活用を支えるのがMA
とはいえ、数百名分の来場者情報を手作業で管理し、一人ひとりの関心に合わせてフォローするのは現実的ではありません。名刺やアンケートをExcelに転記しているうちにフォローの適切なタイミングを逃す、という失敗は多くの現場で起きています。
ここで役立つのがMA（マーケティングオートメーション）です。申込・来場・アンケート回答といった行動履歴を一元管理し、お礼メールの自動送信や、関心度の高いリードの抽出までを自動化できます。企画書の段階で「開催後のフォローはMAで自動化する」と体制に書き込めれば、KPIに掲げた商談化数の実現性も裏付けられます。
シャノンMAは、イベントの申込管理から開催後のリード育成までを一気通貫で支えるMAツールで、累計3,000社（2026年2月時点）に導入されています。当社も申込1,000名超の自社イベントを開催し、集客から開催後のフォローまでを含めた成果創出を実践しています。
参考：BtoBイベントの集客方法10選。1,000人規模イベントでシャノンが実施した集客の具体策・成功事例も紹介！
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目的が会社の数字とつながっているか
→ 「盛り上げたい」で止まっていると、決裁者は投資判断ができません（コツ1）
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費用と成果見込みが対比できているか
→ 費用対効果に触れていない企画書は差し戻しの対象になりがちです（7項目め）
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目標値に根拠があるか
→ 過去実績・ハウスリスト件数など、数字の出どころを添えます（コツ2）
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リスクと対応策を書いたか
→ リスクに触れない企画書は「楽観的すぎる」と見られかねません（コツ3）
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1ページ目だけで判断材料がそろうか
→ 目的・費用・期待成果のサマリーを冒頭に置きます（コツ4）
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KPIに開催後の商談化まで含めたか
→ 「開催後30日以内の商談化数」まで入ると、投資の提案書として評価されます
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イベント企画書に関するよくある質問
Q1. イベント企画書のテンプレートはどこで入手できますか？
本記事で無料配布しているテンプレートをご利用ください。基本構成8項目に対応しており、項目を埋めていくだけで企画書が完成します。内容・デザインは自由に編集できるため、自社のフォーマットに合わせた調整も可能です。
Q2. イベント企画書はどのくらいの分量が適切ですか？
方向性確認なら1枚、正式な稟議や協賛依頼なら5〜10枚程度が目安です。分量よりも「決裁者が5分で判断材料を得られるか」を基準にし、詳細データは添付資料に回すと読みやすくなります。
Q3. 予算が未確定の段階では、どう書けばよいですか？
概算で構わないので、内訳つきで幅を示します。「会場費50〜80万円（候補3会場の見積もり幅）」のように根拠を添えれば、未確定でも検討の深さは伝わります。空欄のまま提出するのが最も避けたい形です。
まとめ：企画書は「開催後の成果」まで描いて承認を取る
イベント企画書は、目的・ターゲット・KPI・概要・コンテンツ・集客・予算・スケジュールの8項目で構成し、決裁者が5分で判断できる形に整えることが承認への近道です。1枚ドラフトで方向性を確認してから詳細版に仕上げる2段構えなら、手戻りも最小限に抑えられます。
そして差がつくのは、開催後のフォローと商談化までを見据えたKPI設計です。イベントで得たリードを商談につなげる仕組みまで描けていれば、企画書は「コストの申請書」ではなく「投資の提案書」として評価されます。
シャノンMAは、イベントの申込受付から開催後のリード育成・商談創出までを支えるマーケティングオートメーションです。イベントを商談につなげる仕組みづくりを検討中の方は、まずは無料のイベント企画書テンプレートからお試しください。
