イベント企画の流れ・ポイントは？企画書の書き方・テンプレート紹介

BtoBビジネスでも企業が集客イベントを開催する事例が増えています。

イベント企画とは、目的・目標を達成できるように、予算や体制を整え、イベント全体を設計することです。

イベント企画の際に、企画書を書きますが、過去のひな型が少ないために悩む人も多いと思います。

今回は、イベント企画で考えるポイントや流れを解説した上で、1枚に要点をまとめた企画書と、数ページで仕上げる企画書の2種類のテンプレートを紹介します。はじめての人にもわかるよう、イベントの企画書の書き方を解説していきます。

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イベント企画とは

イベント企画とは、目的を達成するためにイベント全体を設計することです。

「何をやるか」よりも先に「なぜやるのか」「誰にどうなってほしいのか」を明確にし、その目的から逆算して内容・運営・集客まで組み立てます。

単なる催し物の準備ではなく、成果を出すための設計プロセスがイベント企画の本質です。

イベント企画で考える主な要素

イベント企画では、次の要素を一つずつ整理していきます。

目的の設定（何のために開催するのか）
ターゲット設定（誰に参加してほしいのか）
コンセプト設計（参加後にどんな価値を感じてほしいか）
内容・形式の決定（リアル／オンライン、プログラム構成）
運営設計（予算・スケジュール・人員体制）
集客・告知方法の選定
当日運営と振り返り

このようにイベント企画は、開催前から開催後までを一貫して設計する仕事です。

イベントの種類

イベントは大きく分けて「社内向け」と「社外向け」の2種類に分類され、それぞれ目的・内容・運営方法が大きく異なります。

ここでは、イベント企画の基本として押さえておきたい代表的なイベントの種類を解説します。

社内向け

社内向けイベントとは、社員や関係者のみを対象としたイベントのことです。

主な目的は、社内コミュニケーションの活性化、モチベーション向上、組織力の強化にあります。

代表的な社内向けイベントには、以下のようなものがあります。

入社式・内定式
社員総会・キックオフミーティング
表彰式・アワード
研修・ワークショップ
懇親会・社内交流イベント
チームビルディングイベント

社内向けイベントの企画では、「社員が参加したくなるか」「目的が明確か」が重要なポイントです。

一方的な情報共有だけでなく、参加型コンテンツや双方向のコミュニケーションを取り入れることで、満足度の高いイベント企画につながります。

また、近年ではオンラインやハイブリッド形式の社内イベントも増えており、場所や時間に縛られない柔軟なイベント企画が求められています。

社外向け

社外向けイベントとは、顧客・取引先・一般ユーザー・メディアなど、社外の人を対象に行うイベントです。主な目的は、認知度向上、集客、販売促進、ブランディング、関係構築などが中心となります。

代表的な社外向けイベントは、以下のとおりです。

展示会・見本市
新商品・新サービス発表会
セミナー・講演会
プレスイベント
体験型イベント・プロモーションイベント
ファンイベント・周年記念イベント

社外向けイベント企画では、ターゲット設定とメッセージ設計が重要です。

「誰に、何を伝え、どんな行動を促したいのか」を明確にすることで、イベントの成果が大きく変わります。

また、集客施策（Web・SNS・広告・招待）や、イベント後のフォロー（アンケート、営業連携、コンテンツ化）まで含めて企画することが、成果につながるイベント企画のポイントです。

イベント企画の流れ

イベント企画は、思いつきや勢いだけで進めると失敗しやすいものです。

成果につながるイベントにするためには、事前設計から事後分析までの一連の流れを押さえることが重要です。

ここでは、イベント企画の基本的な流れを解説します。

目的・目標を明確にする
ターゲット・コンセプト・コンテンツを設計する
体制・予算・日程を決める
会場を決めて手配する
集客・告知を行う
コンテンツを制作する
当日の運営を行う
イベントの効果を測定する

1.目的・目標を明確にする

イベント企画で最初に行うのが、目的と目標の明確化です。

「なぜイベントを開催するのか」「何を達成したいのか」を曖昧なまま進めると、企画全体がブレてしまいます。

目的の具体例は、以下のとおりです。

認知拡大（ブランド・サービスを知ってもらう）
売上・受注獲得
見込み顧客との接点づくり
既存顧客との関係強化

上記のように、目的を明確にしたうえで、KGI（最終目標）・KPI（評価指標）を設定すると、成果測定もしやすくなります。

2.ターゲット・コンセプト・コンテンツを設計する

次に、誰に向けたイベントなのかを具体的に設定します。

年齢・職業・課題・興味関心などを整理し、ペルソナを描くことで企画の精度が高まります。

そのうえで、以下を設定しましょう。

イベントのコンセプト（テーマ・世界観）
提供する価値（学び・体験・交流など）
コンテンツ形式（セミナー、ワークショップ、体験型、懇親会など）

ターゲットとコンセプトが一致しているかが、集客成功を左右する重要なポイントです。

3.体制・予算・日程を決める

企画内容が固まったら、運営体制・予算・スケジュールを具体化します。

運営スタッフ・役割分担
全体予算（会場費・制作費・広告費など）
開催日・準備期間・締切スケジュール

無理のある予算や日程は、当日のトラブルにつながりやすいため、余裕を持った計画を立てることが重要です。

4.会場を決めて手配する

イベントの内容に合わせて、リアル会場またはオンライン会場を選定します。

下記を比較検討して、早めに会場を予約しましょう。

会場の立地・アクセス
収容人数
設備（音響・映像・Wi-Fi）
費用・キャンセル規定など

オンラインイベントの場合は、ZoomやTeamsなどのツール選定と動作確認も必須です。

5.集客・告知を行う

イベントの成否は、集客・告知に左右されます。集客・告知の具体的な手法は、以下のとおりです。

イベントLP（告知ページ）の制作
SNSでの発信
メールマガジン・ダイレクトメール（DM）
広告配信など

ターゲットが普段利用している媒体を意識して、複数の手段を組み合わせるのが効果的です。

6.コンテンツを制作する

集客と並行して、当日に使用するコンテンツ制作を進めます。

スライド資料
配布資料・ノベルティ（記念品）
台本・進行表
映像・デモ素材

参加者目線で「分かりやすいか」「価値を感じられるか」を意識して制作しましょう。

7.当日の運営を行う

イベント当日は、スムーズな進行管理が求められます。

受付・誘導
タイムスケジュール管理
トラブル対応
登壇者・スタッフ間の連携

事前にマニュアルや進行表を用意し、役割分担を明確にしておくことで、当日の混乱を防げます。

8.イベントの効果を測定する

イベント終了後は、効果測定と振り返りを行いましょう。

アンケート回収・分析
参加人数・満足度
KGI・KPIの達成度
改善点の洗い出し

この工程を行うことで、次回のイベント企画の質が大きく向上します。

イベント企画の際のポイント

イベント企画を成功させるためには、アイデアだけでなく「集客できるか」「参加者が満足するか」「次につながるか」という視点が欠かせません。

ここでは、イベント企画の基本から実践的なポイントまでを、分かりやすく整理して解説します。

参加しやすい導線を設計する
参加したくなる独自性を明確にする
SNSを活用して認知と拡散を促す
開催前から参加者の期待感を高める

参加しやすい導線を設計する

イベントへの関心があっても、申し込みが面倒だと参加を断念されがちです。

イベント企画では、入力項目を最小限にした申し込みフォームや、スマートフォン対応を徹底することが基本です。

加えて、友人や同僚と参加しやすい「複数名申し込み」や「紹介・シェア導線」を設けることで、参加者数の増加が期待できます。

参加したくなる独自性を明確にする

イベント企画では、まず「なぜこのイベントに参加する必要があるのか」を明確にすることが重要です。

以下のような独自性を打ち出しましょう。

テーマの切り口
限定コンテンツ
体験型企画
著名人や専門家の登壇など

他のイベントにはない独自性を打ち出しましょう。参加者にとってのメリットが具体的であるほど、集客効果は高まります。

SNSを活用して認知と拡散を促す

近年のイベント企画では、SNS活用が成功のポイントです。

公式ハッシュタグの設定や、投稿したくなる仕掛け（ノベルティ、フォトスポット、参加特典など）を用意することで、参加者自身がイベントを拡散してくれます。

開催前の告知から開催後の振り返り投稿まで、一貫したSNS運用を意識しましょう。

開催前から参加者の期待感を高める

イベントは当日だけでなく、開催までの準備期間も重要な体験の一部です。

具体的には、下記の施策を行うことで参加者の期待値を高められます。

事前メールでの情報提供
ティーザー告知
登壇者やコンテンツの段階的な公開など

イベント企画では、事前のコミュニケーションが参加率や満足度に影響します。

面白いイベント企画の例

面白いイベント企画の例を以下にまとめました。

項目	例	ポイント（主な目的・効果）
社内向け｜社員総会	社員参加型アワード（MVP・挑戦賞など）	モチベーション向上・成果の可視化
社内向け｜社員総会	経営陣×社員の公開Q&Aセッション	経営理解の促進・信頼感向上
社内向け｜社員総会	社員が会社の未来を提案するピッチ大会	当事者意識向上・ビジョン浸透
社内向け｜社員総会	社員投票で決まる経営チャレンジ企画	経営参加意識向上・エンゲージメント強化
社内向け｜研修	失敗事例共有フェス	学習文化醸成・心理的安全性向上
社内向け｜研修	制限時間付き即興プロジェクト研修	判断力向上・実行力強化
社内向け｜研修	謎解き・脱出ゲーム研修	課題解決力・チームワーク強化
社内向け｜研修	ケーススタディを使ったロールプレイ研修	実務スキル定着・即戦力化
社内向け｜研修	部署シャッフル研修	部署間連携・相互理解促進
社内向け｜社内パーティー	社員参加型余興	自主性向上・組織の一体化
社内向け｜社内パーティー	フォトブース・動画ブース設置	思い出共有・社内コミュニケーション活性化
社内向け｜社内パーティー	社員の意外な特技発表イベント	相互理解促進・関係性強化
社内向け｜社内パーティー	社内通貨を使った疑似マーケット	交流促進・主体的参加促進
社内向け｜チームビルディング	チーム対抗ミッション型イベント	協力意識醸成・役割理解
社内向け｜チームビルディング	アウトドア研修（BBQ・キャンプ）	信頼関係構築・心理的距離の短縮
社内向け｜チームビルディング	社内ハッカソン・アイデアソン	創造性向上・課題発見力強化
社内向け｜チームビルディング	会社課題をテーマにしたリアルRPG	課題理解促進・協働意識向上
社内向け｜チームビルディング	上司・部下シャッフル1日体験	相互理解促進・組織風土改善
社外向け｜プレス発表会	ストーリー仕立ての発表演出	メッセージ理解度向上・報道価値強化
社外向け｜プレス発表会	体験デモ付き発表会	製品理解促進・記事化率向上
社外向け｜製品発表会	製品体験ゾーン＋比較展示	製品価値の明確化・購買意欲喚起
社外向け｜製品発表会	開発者トークセッション	信頼性向上・ブランド価値強化
社外向け｜製品発表会	あえて未完成を見せるβ版発表会	共創意識醸成・ファン化促進
社外向け｜セミナー	参加型ワークショップ	理解度向上・満足度向上
社外向け｜セミナー	成功事例・導入事例共有型セミナー	検討促進・意思決定支援
社外向け｜展示会	体験型ブース（操作・試用）	滞在時間増加・記憶定着
社外向け｜展示会	クイズ・スタンプラリー企画	回遊促進・接触機会増加
社外向け｜顧客交流会	顧客同士の交流企画	コミュニティ形成・継続接点創出
社外向け｜顧客交流会	感謝イベント・限定情報公開	ロイヤルティ向上・関係深化

イベントを企画する際の参考にしてみてください。

イベントの企画書とはどんな企画書か？

イベントの企画書は何のために書くのか、どんな形式で書くのがいいかについてかんたんに解説します。

企画書の目的は「伝える」こと

まず簡単に企画書の目的を確認しておきます。

企画書はイベントの準備だけでなく、新規事業計画や営業提案などでも作成します。

これらの企画書に共通する目的は、対象となる企業や人に対して事業の内容を「伝える」ことです。そしてその先にあるゴールは、相手の判断や行動を促すことです。

イベント企画書の場合、社内向けと社外向けがあります。たとえば以下のような目的が考えられます。

イベント企画書の目的
	対象となる相手	目的
社内向けの企画書	上司や経営陣	開催決定の判断を求める
社内向けの企画書	イベントに関わる社内メンバー	イベントの全体像と役割を把握してもらう
社外向けの企画書	支援会社	イベントの全体像と役割を把握してもらう
社外向けの企画書	支援会社	協賛するメリットを伝える

上記で挙げた4種類の企画書がそれぞれ全く違うものになるわけではなく、必須項目はよく似ています。

しかし、企画書を書くときには、「だれに」伝えるのか、「何を」求めるのかを明確にしておくことが大切です。

企画書は1枚がいい？　くわしい企画書との使い分け

「企画書は1枚にまとめるべき」という考え方があります。1枚にまとめると要点が伝わりやすいことがメリットです。

しかし、イベントの企画書の場合、企画段階で会場やスポンサーが決定していなかったり、当日までの準備などについての詳細なプランが必要だったりするので、1枚ではなく数ページの企画書になることが多いです。

1枚の企画書はプランを考える最初の段階で要点を整理するときや、上司にプランを相談するときに活用できます。また、数ページの企画書の冒頭に要約として挿入するのもよい方法です。

イベントの企画書のテンプレートと書き方

次に、シャノンが実際のイベントに向けて作成している企画書をアレンジしたテンプレートを使って、書き方を解説していきます。

解説を読みながら実際に作成したい方はまずこちら

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企画書のタイトル／目次

今回は、「BtoBの顧客企業向けイベント」の場合を想定して、解説していきます。

以下で紹介していく企画書の事例は、「社内向け」です。社内の上司や関係者にイベント推進計画について説明して合意を得るための企画書となっています。

イベント企画書のイメージ

企画書の目次は、イベント企画内容を示す重要なページです。たとえば以下のような項目が必要です。

イベント企画書目次の例

イベントの目的／テーマ

最初に、イベントの目的やテーマについて記載します。

目的やテーマを簡潔に記します。年1回などで開催実績があるイベントの企画の場合、過去の実施イベントの良かった点、悪かった点を参考にしてテーマを決めるのは有効かつ理解を得られやすい方法です。

もし、今までに開催歴がない、まったく新しいイベントを提案するのであれば、「イベントの目的」の部分はもう少し詳しく「企画の背景」「テーマ設定の理由」などの項目を立てて記載する必要があります。

その場合、具体的な数字を上げながら現状における課題や解決策を提案します。

新しいイベントの場合はこの後に出てくる会場、集客方法、予算などについても綿密に、実現可能性のある企画を立てることが大切です。

開催概要

開催概要として、いつ、どこで、どのような形式で開催するのかを示します。

開催時期や場所が確定しているのか未確定の場合は、だいたいいつ頃に開催予定か、会場の候補施設はどこかを記載します。

イベント概要の例

コンテンツイメージ

コンテンツイメージとして、イベントの大まかな内容、タイムスケジュール、会場図などを入れます。

タイムテーブルの例

ハイブリッド開催のイベントでは、リアル会場のセッティングイメージとオンライン会場の画面、両方のイメージ図などを入れ、イベントの全体像が具体的にわかるようにします。

会場図を入れる場合は、目的に応じてどの部屋を押さえるべきかまでまとめておくと、予算のイメージが固まりやすくなります。

会場イメージの例

集客プラン

イベントの企画では集客プランも重要です。

集客プランではどんな方法で告知するか、予算と各チャネルからの集客目標についても明記します。

「集客」は企画立案者が責任をもつ部分です。企画書に書くだけでなく、この方法により集客人数目標を達成できる、という見通しを持ってまとめることが大切です。

集客プランの例

費用・予算／運営体制

企画書に記載した予算と実際にかかった費用が乖離することがないよう、あらかじめ運営などを外部企業に委託する場合は見積をとっておき、会場費や広告費用についても調査して、費用を積み上げる必要があります。

想定の予算内で成果を上げられる計画を示しましょう。

運営体制については、自社と協力会社などを明記します。

社内でイベントの準備のために他部門からの協力者をあおぐ場合は、いつから誰が参画するのかを明確にして、人的リソースに不足がないことがわかるようにします。

運営体制の例

スケジュール

イベントの準備、イベントの当日、開催後の施策まで、予定をまとめます。

講師や会場の決定、スポンサー募集、集客活動、制作物の準備などがすべて間に合うよう、余裕をもってスケジュールを設定します。

イベントスケジュール例

KPI（数値目標）

イベントの成果目標を数値で示します。今回は既存顧客を対象とするビジネスイベントなので、たとえば以下のような指標が考えられます。

参加者数
参加者のアップセル／クロスセル件数
アンケート集計で高評価回答の割合

既存顧客向けのイベントの場合、参加者数の目標を設定することが一般的です。イベント実施後の評価レポートではアンケート結果やその後の取引実績などもまとめます。

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イベント企画書を書くときのポイント5つ

イベントの企画書を書くにあたり、以下のようなポイントをおさえましょう。大事なことは、どんなイベントになるのかを「見える化」することです。

余裕のあるスケジュールを立てて、企画書も早めに作成する

イベントの準備では1年ほど前から内容の検討を始めて、講師や会場の候補を選び、半年前位までに開催概要を決定します。

その後も講師とのやりとり、スポンサー選び、集客、会場準備など多くの作業があります。予定通りに進まないこともあると想定して、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

詳細を確定させるために、イベントの企画書も早めに作成・提出することが大切です。

イベントの開催日をゴールとして、必要な準備のスケジュールを立てるとともに、開催後のイベント報告や効果検証などの事後対応もスケジュールに入れておきます。

イベントの目的に合うコンテンツが最優先

イベントの実施、目的やテーマが決定したら、次にすることは目的に合ったコンテンツを決めることです。

顧客企業向けイベントの場合、外部の講師を招いて基調講演を行うことがよくあります。ここで問題になるのが、人気のある講師の場合スケジュールの確保が難しいという点です。

しかし、イベントの企画書で「基調講演の講師は未定」となっていたら、この企画を進めてよいかを判断できません。

参加者にとって有用で、イベントの価値を決める主要なコンテンツをできるだけ確定させてから企画書を提出するようにしましょう。

企画書の作成を始める段階では講師が未定ということもありますが、依頼したい講師の候補を第一候補、第二候補とそれぞれ具体的に示して、テーマに合ったイベントとなるよう計画を進めます。

複数の施設をリストアップして、借りられる会場まで具体的にしておく

外部の施設を使用する場合、会場費はイベント経費の大きな割合を占めます。また、適切な広さと十分な設備のある会場を選ぶことはイベントを成功させるために大事な要素です。

集客目標を設定して、それに見合うキャパシティの会場を前もって選ぶことは簡単ではないですが、過去のイベント実績などを参考によく検討して候補会場を絞り込みます。

最終的に講師が決まり、日程が確定した時点で会場も決まります。そのとき速やかに良い会場を押さえられるよう、下準備をしましょう。

予算にかかわる「集客プラン」「スポンサー候補」などの見通しを明記する

会場費の次に重要なコストは広告費です。イベントの成功を左右する大事な集客プランについては、根拠を示しながら数字を積み上げてくわしく書きましょう。

メルマガによる告知、Web広告、DMなどの手段でどのような集客プランを実行するのか、それぞれ何名を集客できるかを示します。

スポンサーについては、懇意の会社に打診して「ここは大丈夫そう」という会社を2～3社おさえておき、さらにスポンサー依頼をする対象企業もリストアップしておきます。

このように、重要な情報が明記されることが「通る企画書」のポイントといえます。

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まとめ

本稿のポイントは以下の4点です。

1. イベントの企画書は誰に何を伝えるのかを明確にして書きます。

2. イベントの企画書の場合、1枚の企画書では必要な情報を書ききれないので、数ページにまとめるのがおすすめです。1枚の企画書は要点整理などに活用できます。

3. ビジネスイベントの企画書の項目例は以下です。
・イベントの目的
・テーマ
・開催概要
・コンテンツ
・集客プラン
・費用・予算
・運営体制
・スケジュール
・KPI

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