シャノンが語る、イベント管理システム。 リピート率約8割につながる3つの理由

この記事では、イベント管理システムを提供するシャノンの担当者が、多くの企業が直面するイベント運営の課題、シャノンが選ばれる理由、そして導入によってどのように課題が解決されたのかをご紹介します。

イベント管理システムを検討されるお客様の目的

• 目的１　業務のスリム化と効率化
• 目的２　安心・安全なイベント運営の実現

イベント管理システムを検討されるお客様の課題

• 課題１　膨大な業務と人手不足
• 課題２　新システム導入への不安

シャノンのイベント管理システムが選ばれる理由

• 理由１　柔軟なカスタマイズ性
• 理由２　手厚いサポート体制
• 理由３　データのリアルタイム性

シャノンのイベント管理システムとは

シャノンのイベント管理システムは、多くのセッション・参加者を抱えるBtoBの大規模イベント（1,000人規模から数万人に及ぶもの）の運営を効率化するためのクラウドサービスです。

参加者の集客から登録、来場管理、そしてイベント後のフォローアップまで、運営業務全体を管理することができます。

煩雑な手作業をシステムに任せることで、担当者はイベントのコンテンツ企画や参加者とのコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中できるようになります。

イベント運営における膨大な業務と人手不足

イベント管理システムの導入を検討されるお客様の多くは、「膨大な作業量」に課題を抱えています。

特に大規模なイベントの場合、複数のセッションやスポンサーの管理、参加者の登録・来場データ管理など、関わるステークホルダーやデータが多岐にわたります。そのため、企画や案内、各集計作業が複雑になり、人手不足に陥ってしまうケースが少なくありません。

こうした背景から「業務のスリム化したい」という目的で、手動で行っていた作業をシステム化し、効率化したいというご相談を多数いただいています。

不安や懸念を安心に変える。シャノンのイベント運営サポート

新しいシステムを導入する際には、不安や懸念がつきものです。

シャノンで特に多いのは、「操作の複雑さや難しさ」に対する不安です。多くのセッションや来場者を管理する中で、作業ミスや個人情報の取り扱いに関するリスクを心配されるお客様も少なくありません。こうした不安に対し、シャノンでは専任の担当者が一貫してサポートすることで、操作面での疑問を解消しています。

また、個人情報を扱うシステムであるため、セキュリティは重要な懸念事項です。システム自体の脆弱性や、ユーザー視点でどこまでの情報が見えてしまうかといった点について多くのご質問が寄せられますが、ISO27001などのセキュリティ基準を担保していることをエビデンスとともにご提示し、技術担当者と連携しながら丁寧に対応することで、お客様の不安を解消しています。

シャノンがお客様に選ばれる3つの理由

柔軟なカスタマイズ性

お客様がシャノンを選ぶ最大の理由は、その「柔軟なカスタマイズ性」にあります。まるでセミオーダーのように、お客様のイベントサイトに合わせて柔軟に調整できる点が評価されています。

例えば、キービジュアルや色味の変更といった基本的なデザイン調整はもちろん、「タイムテーブルを時間軸だけでなく、会場やカテゴリ別に並べ替えたい」といった、より複雑なご要望にもお応えしています。

パッケージ製品では対応が難しいカスタマイズも、まずはお客様のご要望を丁寧にヒアリングし、最善の方法を提案することで、高い信頼につながっていると考えています。

手厚いサポート体制

また、多くのイベントツールがある中でシャノンが際立っているのが「手厚いサポート体制」です 。システムの契約期間中に操作面でわからないことがあれば、イベント運営の豊富な知見を持つ専任の担当者が一貫してサポートします 。

お客様側で事務局体制を組むことが難しい場合は、シャノンが登録事務局として対応に入り、事務局業務まで一手に引き受けることも可能です 。

システム操作の指導に留まらず、長年のノウハウに基づき、受付の導線や声掛けといったオペレーションの最適化や、VIP対応をスムーズにするための運用提案、データ取得・管理方法の具体的な提案まで行います 。

例えば、受付の処理時間を少しでも短縮するため、「参加者にQRコードを事前に準備してもらうように、受付スタッフに声掛けしましょう」と促すなど、現場に即した細かな施策を実行し、お客様のイベント成功まで伴走します。

さらに、イベント終了後には「次回どうすればもっとよくなるか」という視点から、お客様と振り返りを実施しています。

このようにシステムだけではなく、イベントに知見のある担当者がサポートすることで、スムーズにイベント運営を進められるというメリットがあります。

データのリアルタイム性

シャノンは「リアルタイム性」にも強みがあります 。

現在では多くのシステムでリアルタイム性が標準となりつつありますが、シャノンはサービス提供当初からこのリアルタイム性を重視してきました。

来場ログはもちろん、申し込み状況、アンケート回答、資料ダウンロードといった参加者のあらゆる行動データをリアルタイムで記録・活用できます 。これにより、当日の来場者集計や、VIPアテンドといった迅速な対応が可能です 。

イベント終了後もスポンサーへのデータ納品を素早く行えるため、主催者とスポンサー双方にとって、イベント後のアフターフォローがスピーディに行えます 。

こうした「柔軟なカスタマイズ性」「手厚いサポート体制」「リアルタイム性」を評価いただいた結果、約8割のお客様に、リピートでシャノンをご利用いただいています。

カスタマイズで複雑な参加者管理をシンプルに

あるIT系の企業様は、多くのセッションと参加者を抱える大規模なBtoBイベントを開催していました。その中には、一部の招待者のみが参加できる限定公開のセッションも含まれており、これらのセッションを一般向けのセッションとは別に管理することに課題を抱えていました。

この課題を解決するため、シャノンでは限定公開のセッションと一般セッションを同じフォームで申し込める仕組みを構築しました。これにより、一般参加者は一般セッションのみが、招待者は一般セッションに加えてクローズドセッションもタイムテーブルに表示されるようになりました。

これにより、運営側は招待者と一般参加者それぞれに異なる登録フォームを作成する手間がなくなり、情報が散在するリスクや案内ミスを根本から防ぐことができました。一つのデータベースで全体を管理できるようになったため、大幅な作業効率化にもつながっています。

この事例は、シャノンが複雑な要件にもカスタマイズで対応できる強みを示しており、イベント運営をシンプルかつ効率的にする、具体的なソリューションとしてお客様に高く評価されています。

無人受付からハイブリッドまで。シャノンがつくるイベント体験

シャノンでは、今後もお客様のニーズに応えるべく、イベント管理システムの機能強化に取り組んでいきます。例えば、iPadを活用したセルフ来場認証システムの普及をさらに進め、受付業務の無人化やスマート化を目指しています。

また、コロナ禍を経てリアルとオンラインを組み合わせたハイブリッド型のイベントが増えていることから、両方の参加者にシームレスな体験を提供できるよう、機能開発を進めていく予定です。

今年使っていただいたお客様に、来年もまた使っていただくためには、常に新しい価値を提供し続ける必要があります。お客様の要望を丁寧にヒアリングし、改善を重ねながら、ともにイベントをよりよいものにしていく姿勢を大切にしています。

セルフ来場認証について詳しく知りたいかたは、ぜひ以下のバナーから資料をダウンロードしてください。

イベント運営で課題を抱える企業さまへ

イベント運営において

• 複数のツールを使ってデータが複雑になっている
• 工数削減に悩んでいる

といった課題を抱えている企業様は、ぜひシャノンにご相談ください。

大型かつ複雑なイベントでも柔軟に対応できるシステムと、専任の担当者による手厚いサポート体制で、お客様のイベント成功をサポートいたします。

シャノンのイベント管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ以下のバナーから資料をダウンロードしてください。