立命館大学校友会

イベント受付管理業務が3分の1に激減。
データ分析でより的確な企画・運営の実現へ

100有余年の伝統と歴史をもつ立命館大学。その卒業生で構成される立命館大学校友会は、20代の卒業生を中心に「リコネクト(Re:Connect)」と呼ぶ活性化を目的とした事業をスタートしている。このほど、「シャノンマーケティングプラットフォーム」を導入し、約4000 名におよぶアクティブ会員の管理業務の効率化を実現。そして、今後はデータベースの精度を高め、一人ひとりの会員がより校友会に関与できるような情報やサービスの提供に結び付けていく構えである。

Point

  • イベント告知メールの送信から受付、アフターフォローまでを効率化
  • データベースの属性分析による、より的確な募集手段や運営企画の構築
  • クラウドサービスによる、短期間での導入
導入企業
立命館大学校友会
関連利用シーン
  • セミナー運営を効率化
  • 大規模イベント/カンファレンスを効率的に管理
  • メールマーケティングの効率・効果を向上
導入部門
  • 会員組織部門
URL
http://alumni.ritsumei.jp/
写真:大西 克樹 氏
  • 社会連携部 校友・父母課
    立命館大学校友会事務局
  • 大西 克樹 氏

20代中心の校友会イベント事業「リコネクト」をスタート

立命館大学校友会は、約31万人におよぶ会員を対象に、年1回の「オール立命館校友大会」の開催や年4回の校友会報「りつめい」の発行などを行っている同学の校友会組織。

「校友会は年配者が多いイメージがあり、若い世代にとって取っつきにくい存在になっていました。そこで、若い世代が中心になって気軽に参加できるような組織づくりを行い、校友会を活性化していこうと「リコネクト(Re‐Connect)」と呼ぶ事業をスタートさせました」と立命館大学校友会事務局の大西克樹氏は言う。年間3~4回、東京、名古屋、大阪の3地域で20代の卒業生有志が企画・運営する校友会イベントを開き、同世代を中心に結束を強めようという試みだ。その背景には、次のような事情もあった。

学校の校友会など卒業生の組織は、学校にとってはその運営に有形無形の支援を提供してくれる貴重な存在である。このため、組織の最重要の資産は卒業生の住所や帰省先などの個人情報となるが、卒業後、転居などで個人情報が変わっても、そのことを母校に連絡する人はほとんどいない。したがって、会員情報は経年劣化が避けられないのである。一方、近年は携帯電話の普及とともにほぼ全員がメールアドレスを持ち、それさえあれば連絡手段が確保できる環境になっている。「そこに着目しメール中心に『リコネクト』の運営管理をすることにした」と大西氏は言う。

メール送信や申込受付は手作業
事務局には相当な手間が

校友会イベントの集客および参加申込受付管理は事務局の担当者が行っている。会員データベースはメールアドレスも加えており、卒業年度の若いOB・OG約4000人あてに集客メール配信・受付ともに1件ずつ個別で行っており、やり取りが煩雑化。「しかも1回のメールではなかなか反応が得られず、まとまった数を集めるため文面を変えて2回、3回と送信する必要があった」という。また、本部からの案内とは別に、各会場でイベントを運営する有志の卒業生が独自に同窓生に参加を呼びかけ、参加が二重登録されるといった事態も生じていた。さらに「東京に申し込んだが名古屋に変更したい」といった対応や、手作業による送信エラーもあり、「申し込んだ」「届いていない」といった事態も頻発。事務局には相当な手間がかかっていたのだ。

「こうした手間を何とか効率化したかったのと、校友会にもっと参加してもらうために、卒業生の属性情報を収集分析するしくみが欲しかったのです。イベントの開催を知るチャネルはホームページや案内メール、twitter、facebook、友人の誘いなどいろいろあります。参加を申し込んでくれた人は何を見てのことなのかがわかれば、より有効な策を講じることができます。そうした環境をつくりたかったのです」と大西氏は言う。

シャノン本社を訪問し
実際にデモを見て「これは凄い」

大西氏は、Webサイトの構築・運用を依頼している業者を通じて「シャノンマーケティングプラットフォーム」を知る。「ホームページで自分なりに調べ、自分がやりたいことが一通りできそうなことがわかった」と言う大西氏は、たまたま東京に行く機会が生じた際にシャノン本社を訪問し、実際にデモを見た。

「自分が登録したデータがどのように管理され加工されるのか、裏側のしくみも見せてもらい、『これは凄い』と。ほかの製品も一応は調べましたが、内心ではもうそこで決めていましたね」

6月16日に開催するイベントの募集・受付に間に合わせるには、遅くとも4月末にはシステムをスタートさせる必要がある。4月上旬の当時、スクラッチで開発している時間はなく、「シャノンマーケティングプラットフォーム」がクラウドサービスであったこともあり、事務局長の承認を得て早々に導入を決めた。なお、個人情報管理においてクラウド型ということでセキュリティへの懸念も浮上したが、「数多くの大手企業の導入実績もあり、全く心配なかった」という。

導入期間は実質2週間。

「非常にハイスピードでの導入でしたが、シャノンさんの指示はわかりやすく、混乱もなく導入できました。サポートセンターも活用しましたが、よくフォローしてくれたと思います」

ユーザーの行動トラッキングで
個別の会員ニーズの把握を

「シャノンマーケティングプラットフォーム」の導入により、6月16日開催の名古屋会場、6月23日開催の東京・大阪会場での「新校友歓迎会」の参加者募集メールの送信および申込受付業務は「従来の3分の1くらいに激減した」という。しかも、各会場とも1回のメール送信で定員オーバーとなる申し込みがあった。その要因分析はまだ正確にはなされていないが、「従来は登録上の住所に近い会場だけを案内したが、今回は全員に3会場を案内したことにより、『登録上の住所は大阪の実家だが現住所は東京』という人の参加が増えたのではないか」と予測する。「シャノンマーケティングプラットフォーム」の導入により、そうした一人ひとりの行動履歴や個人情報を簡単に管理できるようになったことは大きい。「参加者・未参加者に分けて事後のフォローメールを送り分けることもワンクリックで済む」と大西氏は言う。

今後は、校友会データベースの再整備を上の年代層にも推し進めるとともに、アンケート調査や送信メールにあるURLのクリック実績のトラッキング分析などで、個別の会員のニーズにフィットする校友会運営につなげていくことを目論む。

「校友会と一括りにするのではなく、趣味嗜好でセグメントすれば動員率が上がるかもしれません。『シャノンマーケティングプラットフォーム』の導入で、そのような試みにチャレンジしやすい環境ができました。これで校友会の活性化につなげていきたいと考えています」 急激に進む少子化により、厳しさを増す大学経営。立命館大学校友会は卒業生の満足度や大学へのかかわりを高めることで、新入生増加につなげるべく、まさに「卒業生のマーケティング」に着手したところだ。

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