3社比較で選んだ決め手は「拡張性」。イベント受付の人数を半減し、将来のMA活用を見据えたレイメイ藤井のシャノン導入事例

取材ご協力企業

株式会社レイメイ藤井
株式会社レイメイ藤井は、1890年の創業から130年以上の歴史を持つ老舗企業です。「考える、に光を。」というメッセージを掲げ、商社とメーカー両方の機能を併せ持つ強みを活かして事業を展開しています。
現在は、ビジネスソリューション、ペーパースペシャルティ、オフィスサプライ、ステイショナリーの4つの事業部を軸としており、紙やオリジナル文具の提供にとどまらず、IT・クラウド導入やドローンビジネスなど、多角的にオフィスの課題解決に貢献しています。

取材ご協力いただいたかた
ビジネスソリューション事業本部　DX推進グループ

• 井上 貴義 氏
• 浦 悠歌 氏

福岡会場だけでイベント来場800名超、計5拠点で開催。
現場の混乱を救ったアナログからの脱却

井上氏： 私たちのDX推進グループは、社内外のソフトウェア導入支援や情報発信など幅広い業務を担当しています。
毎年秋に福岡、熊本、大分、宮崎、鹿児島の5拠点で開催する展示会（フェア）は、昨年の福岡会場だけで来場者が800名を超える大規模なものですが、シャノンを導入する前の運営は非常にアナログな状態でした。
集客はチラシの手配りや個人メールに頼り、来場管理はExcelの名簿を使った手作業での消し込みを行っていたのです。

浦氏： 顧客データも一元管理されておらず、拠点ごとにExcelで名簿を管理するレベルでした。
そのため、当日の受付で予定にない方が急に来場されたり、入退場の状況が把握できず会場内で呼び出し放送が頻繁にかかったりと、現場は混乱し、管理コストの増加やミスの発生が大きな課題になっていました。

3社比較で選んだ理由は「拡張性」。イベント管理と将来的なMA機能への期待

井上氏： イベントでの来場管理を改善するためのツールを探していたところ、ある外部イベントでシャノンに出会いました。
スポットで利用できるツールも含め3社ほどで比較検討を行いましたが、最終的にシャノンを選んだ理由は、機能の充実度と将来性です。

浦氏： 単なるイベント管理にとどまらず、イベント内で開催するセミナーを一緒に管理できる機能が当社のフェア運営の形に合っていました。
さらに、顧客データの管理やメール配信など、マーケティングオートメーション（MA）機能が将来的に多方面で活用できそうだと判断したことが決め手となりました。

来場票のデジタル化で受付人数を半減。トータルの運営工数も大幅削減

浦氏： 導入後は、営業がQRコード付きのチラシやメルマガで申し込みを促し、イベント前日に来場票のリンクをメールで送る運用に切り替えました。お客様は当日にスマートフォンなどで来場票を見せるだけで、スムーズに受付が完了します。
一方で、別の事業部が主催するイベントでは、高齢の経営者層が多いという顧客層の特性を考慮し、あえて従来の「紙」を併用した受付運用を実施。無理なデジタル化を強いて混乱を招かないよう、柔軟に行っています。

井上氏： デジタル化した受付では、以前のように紙のリストと突き合わせながら複数人で消し込みをする必要がなくなり、データがリアルタイムで反映されます。
来場者の呼び出し放送などの当日対応も大幅に減り、受付に必要だった人数も従来の8名から4名へと半減するなど、目に見えて現場の負担が軽減されました。

浦氏： シャノンという一つのツールで申し込み状況や問い合わせを一元管理できるようになったことで、営業担当者が状況確認のためにわざわざ出向く必要がなくなり、トータルの工数は換算できないほど削減されています。

井上氏： さらに、イベント後のフォローも大きく変わりました。
以前はお礼メールの送信が各営業担当者の裁量に委ねられていましたが、現在は翌日にシャノンから一斉配信できるようになり、お客様への迅速なフォローアップが可能になっています。