kintoneを入れて、何が変わったか
kintoneを導入した組織は、まず内部業務が整う。案件管理、顧客台帳、社内申請、プロジェクト進捗——ばらばらだった情報がkintoneに集まり、担当者間の連絡ミスが減り、「あの件どうなった？」という確認コストが下がる。
これは本物の業務改善だ。kintoneが「業務改善ツール」として広がった理由はここにある。
しかし、少し時間が経つと、こんな声が出てくることがある。
「kintoneで顧客データはきれいになったのに、お客様へのメール案内は担当者が手動で送っている」
「展示会で集めた名刺をkintoneに入れたいが、画像データで容量が心配で踏み切れない」
「問い合わせフォームはウェブサイトにあるが、入ったデータがkintoneに自動で入らない」
内側は整った。しかし外との接点——顧客、見込み客、取引先、パートナーとのやり取り——は以前のままだ。
業務改善には「内側」と「外側」がある
kintoneが得意とするのは、社内の情報を整理・共有する「内側の業務改善」だ。承認フロー、タスク管理、ダッシュボード、レポート。組織内でデータを動かすことにkintoneは強い。
一方、「外側の業務改善」は別の話になる。
外側の業務改善とは、組織の外にいる人——顧客、見込み客、取引先——との接触点を整えることだ。メールで案内を送る、フォームで問い合わせを受け取る、名刺情報を次の行動につなげる、ランディングページでイベントへの参加を募る。
これらは「販促」や「マーケティング」と呼ばれることもあるが、本質は業務改善と同じだ。手作業が多い、ミスが起きやすい、担当者が変わると止まる——こうした問題を解消することが目的だからだ。
「外との接点」が整っていない組織の共通点
外側の業務改善が進まない組織には、いくつかの共通点がある。
ツールが分散している
メール配信はA社のサービス、フォームはGoogleフォーム、名刺管理は別のアプリ、LPは外注。それぞれが独立していて、kintoneのデータと繋がっていない。
担当者の工数で動いている
各ツールからデータをエクスポートし、kintoneにインポートする。この手作業が毎月発生し、担当者の時間を奪っている。担当者が休むと止まる。
データが活かされていない
kintoneに蓄積された顧客情報や商談履歴が、次のアクションに繋がっていない。データはあるが、それを使って誰かに何かを届ける仕組みがない。
外向き業務改善に必要な四つの機能
外との接点を整えるために必要な機能は、大きく四つに整理できる。
kintoneのデータを使って、必要な相手に必要なタイミングでメールを送る。一斉送信から、特定条件に絞った送信まで。開封・クリックの結果もkintoneに戻ってくる。
ウェブサイトに公開する問い合わせフォームや申込フォームを、kintoneと直結させる。入力データが自動でkintoneのレコードになり、担当者への通知と申込者への自動返信も合わせて動く。
展示会や商談で受け取った名刺をデジタル化し、kintoneに格納する。名刺の画像を外部に置き、テキスト情報だけをkintoneで管理する設計が、容量と検索性の両立につながる。
セミナー、イベント、キャンペーンのたびに担当者がLPを作れる仕組みが必要だ。外注するコストと時間を削減しながら、申込データがkintoneに直結する。
バックオフィス・情シスにとっても他人事ではない
「外との接点の整備は、営業やマーケティングの仕事だ」と思われることが多い。しかし実際には、バックオフィスや情シス担当者にとっても影響がある。
名刺の画像データをkintoneに大量に保存しようとするとき、ストレージの問題を最初に指摘するのは情シスだ。ツールが増えるたびに契約管理・セキュリティ審査・ライセンス管理の手間が増えるのも、情シスが引き受けることが多い。
外向きのツールを一本化することは、管理コストの削減という意味でバックオフィス・情シスにとってもメリットになる。
SMBでは、一人が営業・マーケ・バックオフィスを兼務することも珍しくない。外との接点の整備は、特定の役割の話ではなく、組織全体の業務改善として捉えることが正確だ。
kintoneの業務改善を、外まで広げる
シャキーンは、kintoneの業務改善を「外側」に広げるために作られた連携サービスだ。メール配信・フォーム・名刺管理・LPの四機能を、kintoneのデータを起点に動かす。
作ったのがマーケティング会社（シャノン）であるため、送ったメールの開封状況、フォーム送信前のウェブ上の行動、企業IPによる訪問企業の特定といった機能も標準でついている。外との接点をデータで把握したい組織には自然に使える。
月額3万円（税別）で人数制限なく利用でき、kintoneの契約はそのまま維持できる。
まとめ
kintoneによる内側の業務改善は、多くの組織で着実に進んでいる。次のステップは、その延長線上にある「外との接点の整備」だ。
メール・フォーム・名刺・LPの四つの機能を、kintoneのデータを起点に動かす環境を整えることで、営業・マーケの効率が上がるだけでなく、バックオフィスや情シスの管理コストも下がる。
業務改善は内側だけでは完結しない。外との接点を整えることが、kintone活用の次の一手になる。