スーパーストリーム株式会社

イベント/セミナー運営業務を劇的に効率化し
資料請求・セミナー集客の大幅増に結実

財務会計、人事・給与業務を中核とする統合経営基盤「SuperStream」などのパッケージソフトの企画・販売および販売製品の活用トレーニングを手がけるスーパーストリーム株式会社。

マーケティング部門では、多数回実施されるセミナーや有償トレーニングの申し込みからアフターフォロー、入金管理などの運営業務が煩雑になり、多大な負荷や手間が発生していた。そこで「マーケティングプラットフォーム」を導入し、その課題を一気に解決。劇的な省力化の上に正確・迅速な見込み客アプローチによる資料請求・セミナー集客の大幅増を実現した。

Point

  • セミナーや有償トレーニングの申し込みから請求までの一連の業務を大幅に効率化
  • タイムリーな見込み客アプローチによる資料請求・セミナー集客増
  • ハード・ソフトのメンテナンスの手間やコストが不要に
導入企業
スーパーストリーム株式会社
関連利用シーン
  • セミナー運営を効率化
  • 有料セミナー/研修運営を効率化
  • メールマーケティングの効率・効果を向上
導入部門
  • マーケティング部門
URL
http://www.superstream.co.jp/
写真:山田 誠 氏
  • 取締役 CTO
  • 山田 誠 氏
写真:城前 亮子 氏
  • SIサービス部 教育企画課
  • 城前 亮子 氏
写真:中井 雄一郎 氏
  • マーケティング企画部
  • 中井 雄一郎 氏

年間約50回開催される各種セミナーの一元管理が急務

同社では、ウェブサイトやセミナーなどによるマーケティングを活発に行っている。検索や広告経由などでホームページに訪れた見込み客の許諾を得てメールアドレスを取得し、メールマガジンを送信するとともに製品を紹介するセミナーに誘導するというアプローチだ。

さらに、同社では販売を約100社の代理店に完全に委託するというチャネル戦略を採用し、代理店向けの製品説明会なども年間20回程度行われており、合計すると年間約50回を超えるイベント・セミナーが行われていることになる。ところが、2007年に「マーケティングプラットフォーム」を導入するまでは、その申し込みからアフターフォローまでの諸業務を一元管理するシステムを導入していなかった。

「それまでは、2003年頃に自分たちでつくったウェブシステムを使っていました。ただし、ウェブで申し込みを受け付けられればいいという発想で間に合わせ的につくったものなので、自動的にサンキューメールを返信したり、セミナー開催数日前にリマインドメールを送信するといった機能はありません。それらは担当者が手作業で送っていました」と山田誠氏は当時を振り返った。しかも、一連の業務は1人の担当者が専任的に手がけていたため完全に属人化しており、営業部門からの集客状況の問い合わせなどがあると、その都度その担当者がExcelでリストを作成してメールで送信していた。

「当然パスワード管理はするものの、個人情報をそのような形で扱うことにも問題がありました」

申込受付やメール送信業務だけで多大な負荷に

一方、同社では製品導入顧客に対するトレーニングを有償で行っている。回数は年間約100回。その申込管理のシステム化に着手したのは2000年頃で、それまで受付はFAXを利用し、管理業務は手作業で行っていた。

「システムといっても、申し込みをサイトで受け付けてAccessに溜めるだけのもので、そこから先のサンキューメールや受講票の送信などは担当者が手作業で行っていました」と城前亮子氏は言う。しかも有償なので参加料金の請求業務も付帯しており、担当者には多大な業務負荷が生じていた。

マーケティングセミナーとトレーニングの受付システムは全く別のもので、担当者も別。回数が非常に多いだけに、それぞれ申し込みの受付やメール送信業務だけで深夜に及ぶほどの相当な時間を費やしていた。

「マーケティングプラットフォーム」が自社のニーズに“ベストマッチ”

2006年時点で製品導入企業数が累計4500社を突破し、一連の業務効率化は待ったなしの状況に。

「それだけでなく、ユーザー会の開催や代理店とのリレーション強化など、今後展開していきたいマーケティング活動に対しての機能拡張性が必要でした。そこで、根本的なマーケティングシステム構築の検討を始めたのです」(山田氏)

Salesforce CRMを活用していた同社は、「見込み客管理とSalesforce CRMが連携させられるシステムがベスト」(山田氏)と考え、その機能を満たす製品を探し始めた。

「システムだけでなく、イベントの運営までパッケージで受託する会社がありましたが、当社にはイベント運営のノウハウがあるので対象外としました」とマーケティング企画部の中井雄一郎氏は言う。そして、Salesforce CRMのイベントで「マーケティングプラットフォーム」の存在を知った。

「メールに個人情報を自動的に差し込んで送信できるなど、セミナー運営に最適な機能が充実している上に、Salesforce CRMに連携できる『マーケティングプラットフォーム』は、システム面だけ助けてほしい我々のニーズにまさにドンピシャでしたね」と山田氏は述懐する。

導入には4カ月ほどの時間を要した。

「トレーニングのほうで、間に代理店が入ったり、チケット制や割引制度など、イレギュラーで細かい運用の調整に時間がかかってしまいました。けれども、シャノンのSEさんには本当によく動いてもらいましたね。こちらの仕様が固まりきっていない部分もありましたが、走りながら固めるという感じで柔軟に対応してもらいました」と城前氏は振り返る。

迅速かつ正確なプッシュ対応で集客効果が大幅に向上

2009年9月の段階で、製品導入企業数が累計5500社を突破。これらユーザー向けに加え、見込み客に対するメールマガジン送信は年間で数万通に及ぶ。さらに、代理店への製品に関するニュース配信も不可欠である。

「ものすごいボリュームのメール配信を、人手をかけることなく効率的に行うのに、もはや『マーケティングプラットフォーム』なしでは考えられません」と山田氏は評価する。もちろん、セミナーやトレーニングの参加申込受付からフォロー、請求処理に至る一連の業務において「マーケティングプラットフォーム」により一元管理を実現させ、大幅な業務効率化を実現。

「以前はセミナーとトレーニングで7人のスタッフで業務を行っていましたが、現在は4人で済んでいます。しかも、ユーザー会など業務メニューを増やすことができています」(山田氏)

そして、2009年度の資料請求やセミナー集客数の大幅向上にも結びついている。

「見込み客のアクセス直後から自動的にメールマガジンを送信するなど、『マーケティングプラットフォーム』によって迅速かつ正確なプッシュ対応が可能になった要因が大きいと見ています」(中井氏)

さらに、山田氏はSaaS型のメリットも強調。

「ハードやソフトを自前で持つ必要がないのでメンテナンスの必要がなく、社内ネットワークの故障などの影響を受けることもありません。手間やコストを削減できる効用も非常に大きいです」

今後の課題は、たとえば見込み客のクリック率などを分析してより実効の上がるマーケティング戦略を工夫すること。「シャノンさんにはよき相談相手になってもらいたい」と山田氏は期待を寄せる。

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