株式会社インテリジェンス

合同企業説明会の来場者受付業務の効率化と
スカウトサービスの到達率の10倍増を実現

「はたらくを楽しもう」をスローガンに、総合人材サービスを提供している株式会社インテリジェンス。同社では、求人情報サービスのリアルイベントとして、「直接会って話せる・自社をPRできる」国内最大級の合同企業説明会『DODA転職フェア』を開催している。その目玉となるサービスに、来場者と出展企業を結ぶ「スカウトサービス」があるが、従来は手運用による過剰な手間と時間がかかり、十分な効果を発揮できていなかった。そこで、「シャノンマーケティングプラットフォーム」を導入、劇的な改善を実現させている。

Point

  • 大規模な合同企業説明会の来場者受付業務を効率化、受付時間を半減
  • 「スカウトサービス」到達率が9%→97%に劇的に増加
  • 人材紹介サービスへの登録連携で登録数が大幅増
導入企業
株式会社インテリジェンス
関連利用シーン
  • 大規模イベント/カンファレンスを効率的に管理
  • セミナー/イベントへの来場をリアルタイムに管理
導入部門
  • 事業部門
URL
http://www.inte.co.jp/
写真:郡司 貴史 氏
  • マーケティング企画統括部
  • 郡司 貴史 氏
写真:堤 雄大 氏
  • 業務システム部
  • 堤 雄大 氏

手作業による過剰な手間と時間

『DODA転職フェア』は、東京、大阪、東海であわせて年6回開催されているが、2日間で8,892名という業界最大級の来場者数を誇る。出展企業数も277社と業界最大級。来場者満足度は88.8%と高い(いずれも2012年10月度の東京会場実績)。その要因には、企業ブース出展だけでなく、講演やキャリアカウンセリングサービスなど多彩なメニューがそろうことが挙げられる。中でも「スカウトサービス」は“目玉”企画として位置付けられてきた。これは、来場者が当日会場で提出した経歴を企業側がチェックし、気になった人材にその旨を知らせて最初の面談をセッティングするというサービスである。「ところが、その手作業による運営に過剰な手間と時間がかかり、満足な成果を発揮させられていなかった」とマーケティング企画統括部の郡司貴史氏は言う。

せっかくのスカウトの受け取り率がわずか9%

その運営の流れはこうだ。来場者は、入場の際に業務経歴や希望の職種などを記入する3枚複写のエントリーシートを渡される。来場者から記入済みのシートを提出された受付スタッフは、番号を記入した上で、来場者にこれを持ってブースを回れるよう1枚を渡し、氏名などの個人情報を隠した1枚を企業担当者だけが入れるスペースに掲示し、1枚を控えとする仕分けを行う。企業用掲示スペースには大学就職課の求人票掲示板のように来場者の求職票がズラリと張り出され、企業担当者は「これだ」と思う人の番号を受付に申請する。会場の一角には合格発表のような番号掲示板が設けられており、そこに企業が面談を希望する来場者の番号を張り出し、それを確かめた来場者がブースを訪問する、という仕組みだ。この一連の手作業に1時間近くを要していた。

「来場時の受付での待ち時間が1~2時間に及ぶこともありました。さらに来場者がシートを提出してから番号が張り出されるまでのタイムラグで、来場者が帰ってしまったり、番号掲示板を見つけられずにスルーしてしまうといったことがあったと思います。結果、企業がせっかくスカウトをしても受け取れない来場者が続出し、受け取り率は9%という状態だったのです」と業務システム部の堤雄大氏は打ち明ける。2011年10月に、翌年2月に開催するフェアでこの問題を改善するため、堤氏らはシステム化の検討を始めた。

1カ月半程度というスピードでシステムを導入

まず検討したのは、システムの自社開発およびSIerへの発注。「これでは膨大なコストがかかるのと、とても2月には間に合わないという結論が出た」と堤氏は振り返る。そこで、ソリューションとなるようなパッケージ製品やASPを探す。

「『来場者管理』などのワードで検索し、表示された5画面分をすべてチェックしました」(堤氏)。最も要件を満たしそうな4製品に絞り、サプライヤーへの資料請求や問い合わせを行い、機能やコストで比較検討し、最終的に「シャノンマーケティングプラットフォーム」に絞り込んだ。

「我々の望む要件を満たすものは、これしかありませんでした」と言う堤氏らは、RFPを作成してシャノンの担当者に提示し、基本機能でできること・できないことの整理およびできないことのカスタマイズの提案を受ける。「予算上の都合でカスタマイズをどこまで抑えられるかの調整を行い、フェア開催にぎりぎり間に合う形で導入できた」と堤氏。フェア開催は2月中旬であったが、来場者のエントリー期間を確保するため1月中旬にはカットオーバーする必要があった。導入期間は実質的に1カ月半程度というスピードであった。

「シャノンマーケティングプラットフォーム」導入により、事前に登録された来場者のエントリー情報はフェア期間中に出展企業に一斉に開示され、企業は気になった人材の携帯アドレスにメールを送るという仕組みに改まった。メール文面はひな形が用意されてあるが、企業は自由に編集することができる。来場者は、会場で確実に企業からのスカウトメールを受け取ることができるようになった。

「平均受付待ち時間は60分が25分に、エントリーから開示までのタイムラグがゼロに、企業ブースへの動員数が1ブース当たり3.7倍に増加し、スカウトの受け取り率は9%が97%に劇的に改善されました」と堤氏は満足げに答えた。

多数の人材紹介が成立
システム投資費用を回収

しかし、課題も残った。エントリーに必要な入力項目が非常に多く、データ量などの問題でパフォーマンスが上らず使い勝手が阻害されていた。そこで、次回の6月のフェアでは、メール配信機能を持つインテリジェンスのシステムとデータ連携を行うなどして、パフォーマンス向上に努めた。

さらに、その次の10月度のフェアではフェアへの登録情報を、登録者の承認を得た上でワンストップで「DODA人材紹介」サービスにも連動して登録できるように。

「人材紹介への登録数がグンと上がり、人材紹介の転職支援数も増加しました。この収益で、一連のシステム投資分は回収できたと思います」と郡司氏は顔をほころばせる。

しかし、システムの導入プロセスには紆余曲折もあった。同社のシステムと「シャノンマーケティングプラットフォーム」との連携がうまくいかなくなるなどの事態も。

「そんな時に、シャノンのエンジニアは猛スピードで対応してくれました。すごいと思いましたね」と堤氏は述懐する。

転職フェアはどの大手就職情報会社も開催しているが、こうしたシステム化にチャレンジしたのは同社が初。「当社の、サービス向上への意欲的な姿勢を示せた意義は大きい」と郡司氏は評価する。

同社は、来場者ならびに出展企業にさらに貢献できるよう、システムのブラッシュアップを続けていく構えだ。

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